Elektronisch

De inschrijving is een van de meest wezenlijke momenten van een aanbesteding. De wijze van inschrijving wordt in een aanbesteding – op grond van artikel 2.107 Aw – altijd bepaald door de aanbestedende dienst. De inschrijvingen dienen vóór of uiterlijk op het moment van het verstrijken van de in de aankondiging vermelde dag en tijd elektronisch bij de aanbestedende dienst te worden ingediend.

Tot nog niet zo lang geleden vonden inschrijvingen nog op papier plaats. Vanaf 1 juli 2017 mag dit alleen nog elektronisch gebeuren via TenderNed.

Artikel 2.109 Aw geeft de aanbestedende dienst de mogelijkheid de inschrijftermijn te verlengen in geval van storing van het elektronisch systeem, waardoor een tijdig indienen niet mogelijk is.

De aanbestedende dienst mag van de tijdig ingediende inschrijvingen pas kennis nemen na het verstrijken van de inschrijftermijn. Dit artikel lijkt welhaast overbodig, maar de wetgever heeft toch besloten deze bepaling van artikel 2.108 Aw te moeten opnemen. Het kennisnemen van inschrijvingen voorafgaand aan het sluiten van de inschrijftermijn zou kunnen leiden tot schending van het gelijkheidsbeginsel en zou zelfs kunnen leiden tot manipulatief gedrag door aanbestedende diensten.

Tijdig

Een inschrijving dient tijdig te worden gedaan vóór of uiterlijk op het moment van het verstrijken van de gestelde termijn. De inschrijver draagt het risico en de bewijslast van een goede en tijdige indiening van zijn inschrijving. Vertragingen ten gevolge van een verzending per post of koerier komen volledig ten laste van de inschrijver. ‘Op tijd’ zijn in dit verband slechts de inschrijvingen, die tijdig door de aanbestedende dienst zijn ontvangen. Een te laat ingediende inschrijving mag niet meer in ontvangst worden genomen.

HR 31 mei 1985, NJ 1985, 648, BR 1985, p. 788 (Staat/Hasler), nt. FHvdB. Zo ook Hof Den Bosch 24 juli 2001, rolnr. 6003/KG ZA 01-18, KG 2001, 71, CSU Schoonmaak B.V./ Politieregio Brabant Zuid-Oost, r.o. 4.5.

Een dergelijke inschrijving dient de aanbestedende dienst voor de rest van de procedure buiten beschouwing te laten.
In Nederland is het verplicht de aanbesteding via elektronische weg – via TenderNed – te laten verlopen. Dit systeem maakt het technisch onmogelijk een inschrijving na ‘sluitingstijd’ te doen.

Controleerbaarheid

Op grond van artikel 2.113 Aw toetst de aanbestedende dienst de inschrijvingen aan de door hem gestelde normen en functionele eisen en wensen aan de te leveren prestatie. Een inschrijving moet derhalve controleerbaar zijn. Het is daarmee niet toegestaan in de aanbestedingsstukken eisen en wensen op te nemen die pas in de uitvoeringsfase van de opdracht verifieerbaar zijn.