Het college is een gemeentelijk bestuursorgaan dat geacht wordt in collegialiteit beslissingen te nemen in het belang van de gemeente. De praktijk wijst uit dat colleges in hun wekelijkse collegevergadering, die in bijna alle gemeenten in Nederland op de dinsdag plaatsvindt, tientallen beslissingen nemen. Het is van belang dat er goede spelregels gelden voor de vergaderingen die het college houdt. De Gemeentewet bevat hierover een aantal belangrijke bepalingen.
In art. 52 Gemeentewet wordt voorgeschreven dat het college een reglement van orde vaststelt voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden. In een dergelijk reglement wordt onder meer vastgelegd hoe vaak, wanneer en waar het college vergadert, hoe de vergadering bijeen wordt geroepen, hoe de werkwijze is met presentielijsten, hoe eventuele stemmingen plaatsvinden en hoe het opmaken van de notulen en het bekendmaken van de genomen beslissingen plaatsvindt. Het reglement van orde wordt toegezonden aan de raad. Daarmee zijn de vergaderregels van het college openbaar en dus transparant voor de raad en de buitenwereld. Art. 53 Gemeentewet bepaalt dat de burgemeester, met inachtneming van het reglement van orde, dag, plaats en tijdstip van de collegevergaderingen vaststelt.
Met betrekking tot de onderwerpen openbaarheid en beslotenheid bevat de Gemeentewet ook voorschriften. De Gemeentewet heeft als uitgangspunt dat de collegevergaderingen in beslotenheid plaatsvinden (art. 54 Gemw). Het college kan echter besluiten in openbaarheid te vergaderen. De regels die daarvoor dan gelden kunnen in het reglement van orde worden vastgelegd. Openbare collegevergaderingen komen in de praktijk heel weinig voor.
De beslissingen die het college neemt zijn openbaar en worden, zo bepaalt art. 60 lid 3 Gemeentewet, op de in de gemeente gebruikelijke wijze bekendgemaakt. In het reglement van orde kan dit verder worden ingevuld. Ingevolge art. 60 lid 1 Gemeentewet kan de raad regelen van welke collegebeslissingen kennisgeving wordt gedaan aan de leden van de raad. In de praktijk maken raden nauwelijks gebruik van deze regelbevoegdheid, omdat de kennisgeving van collegebeslissingen in de regel afdoende plaatsvindt. In de praktijk worden de besluitenlijsten die meteen na de collegevergaderingen worden opgemaakt nog dezelfde dag gepubliceerd op de gemeentelijke website en aan de leden van de raad beschikbaar gesteld. De meeste gemeenteraden werken met een digitaal raadsinformatiesysteem, waarop onder meer wekelijks de besluitenlijst van het college wordt ontsloten.
Het college kan, op grond van een belang genoemd in art. 5.1 Wet open overheid, besluiten met betrekking tot het in de collegevergadering behandelde en de voorliggende stukken geheimhouding op te leggen. Dit vloeit voort uit art. 87 Gemeentewet en kan bijvoorbeeld aan de orde zijn als het belang van openbaarheid van het in een concreet geval behandelde niet opweegt tegen het belang van bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de persoon of personen die het aangaat. De geheimhouding geldt totdat het college haar opheft. De collegeleden en degenen die kennis dragen van het behandelde waarvoor geheimhouding geldt zijn eraan gebonden. Schending van de geheimhouding is een strafbaar feit. Als het college zich richt tot de raad met het behandelde waarvoor geheimhouding is opgelegd, wordt de geheimhouding in acht genomen, echter totdat de raad haar opheft. De raad heeft hier dus een eigen bevoegdheid tot afweging (art. 89 lid 4 Gemw).
Tussenvraag 5.3
Waarom zou een college eraan hechten dat op een collegebesluit tot aankoop van gronden ten behoeve van woningbouw geheimhouding rust totdat de koop definitief is?
Om als college te kunnen vergaderen en besluiten te kunnen nemen moet, zo schrijft art. 56 Gemeentewet voor, ten minste de helft van de zitting hebbende leden aanwezig zijn. Dit wordt het vergaderquorum respectievelijk het besluitquorum genoemd. Als het vergaderquorum niet aanwezig is, schrijft de burgemeester volgens art. 56 lid 2 Gemeentewet een nieuwe collegevergadering uit. In die tweede vergadering geldt het vergaderquorum niet. Het besluitquorum geldt voor andere onderwerpen dan die waarvoor de tweede vergadering is uitgeschreven echter wel. Zie daarvoor art. 56 lid 3 Gemeentewet.
Art. 59 Gemeentewet handelt over stemmingen in het college, anders dan over personen. Als de stemmen staken, dus als het aantal voorstemmers over een kwestie gelijk is aan het aantal tegenstemmers, wordt er opnieuw gestemd. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist de stem van de voorzitter. Het is overigens praktijk dat er in collegevergaderingen zelden wordt gestemd. Het is gebruikelijk dat in het college, als collegiaal bestuursorgaan, wordt gestreefd naar unanieme besluitvorming.
Het is belangrijk dat collegeleden in de collegevergadering volledig vrij zijn in wat zij in de vergadering inbrengen. De Gemeentewet bevestigt dit uitgangspunt in art. 57. Voor datgene wat collegeleden in de collegevergadering zeggen of wat zij aan het college schriftelijk hebben overgelegd kunnen zij niet in rechte worden aangesproken of vervolgd. Dit wordt ook wel de immuniteitsregel genoemd. Deze regel geldt ook voor andere personen die aan de beraadslaging deelnemen, zoals de gemeentesecretaris of andere ambtenaren. Het verschil met de immuniteitsregel voor raadsleden, vastgelegd in art. 22 Gemeentewet, is dat in art. 57 de immuniteit niet geldt bij het afleggen van getuigenissen.
