Rentmeesters en taxateurs opgelet! Maak duidelijke afspraken over deskundigenkosten

Wat is er gebeurd?

De gemeente Zandvoort wilde een restaurant onteigenen, ten behoeve van een nieuwe ontwikkeling. De adviseur stond de ondernemer jarenlang bij. Hij adviseerde over de hoogte van de schadeloosstelling en het voeren van onderhandelingen met de gemeente. Dat is een logische kostenpost in een onteigening, die normaal gesproken voor vergoeding in aanmerking komen. Mits de hoogte van de kosten ook redelijk zijn.

In de laatste fase van de onderhandelingen hebben de adviseur en de ondernemer contact met elkaar over de kosten van de adviseur. Hij adviseert de ondernemer om aan de gemeente te laten weten dat hij akkoord gaat met de aanbieding van € 600.000,-, onder de voorwaarde dat een P.M. post wordt opgenomen voor de deskundigenkosten. De ondernemer communiceert dit naar de gemeente, maar de gemeente reageert dat het aanbod een all-in prijs is. De ondernemer gaat toch akkoord. Tussen de gemeente en de ondernemer is dus niks ‘extra’s’ afgesproken over de kosten van de adviseur; die worden geacht te zijn verdisconteerd in de all-in prijs.

De adviseur vordert vervolgens bij de kantonrechter zijn advieskosten. Hij meent dat de ondernemer zijn kosten alsnog uit eigen zak moet betalen. De kantonrechter oordeelt anders: de uitbater en adviseur hebben volgens hem met elkaar hadden afgesproken dat de uitbater niet voor de werkzaamheden van de adviseur hoefde te betalen, maar dat de gemeente dat zou doen. De gemeente én de onteigende hoeven de kosten dus niet te betalen. De adviseur blijft met lege handen achter.

Wat ging mis?

Op de zitting erkende de adviseur dat hij vóór het verstrekken van de opdracht én tijdens het uitvoeren daarvan meerdere keren heeft meegedeeld dat niet de ondernemer, maar de gemeente de kosten van de adviseur zou betalen. De adviseur heeft daarnaast nooit een uurtarief kenbaar gemaakt, nooit een urenoverzicht getoond en ook nooit een factuur gestuurd naar de uitbater. De ondernemer is een kleine ondernemer zonder kennis van onteigeningsprocedures. Van die ondernemer kan niet worden verwacht dat hij zou moeten begrijpen dat de kosten van de adviseur voor zijn rekening komen, als de gemeente de kosten niet vergoed. De adviseur meldt pas helemaal aan het einde van het adviestraject, dus na ongeveer 3 jaar, dat de uitbater met de gemeente moet afspreken dat de gemeente de kosten van de adviseur moet vergoeden en dat de kosten anders voor rekening van de uitbater komen. Daar gaat de rechter niet in mee. Dat de gemeente de kosten van de adviseur niet wenst te vergoeden bovenop de aanbieding van € 600.000,-, komt onder deze omstandigheden voor rekening en risico van de adviseur.

Hoe kan je dit voorkomen?

Stuur regelmatig facturen en laat deze facturen ‘voorschieten’ door degene die je bijstaat. Dat is wellicht niet altijd mogelijk of wenselijk, maar het geeft wel de meeste zekerheid.

Wil je de kosten niet laten ‘voorschieten’? Maak helemaal aan het begin van de advisering duidelijk dat jouw kosten alleen door de onteigende overheid moeten worden vergoed, als deze kosten ‘redelijk’ zijn. Doe dit ook schriftelijk, bijvoorbeeld met een opdrachtbevestiging of een (in omvang beperkte) overeenkomst.

Zorg dat het tijdens het minnelijk overleg duidelijk is of de aanbiedingen van de onteigenaar inclusief of exclusief deskundigenkosten zijn.

Begin tijdig met het overleg over de vergoeding van de deskundigenkosten.

Maak nadere afspraken over de situatie waarin niet alle advieskosten als ‘redelijk’ worden beoordeeld. Wie moet het restant betalen?

Maak het uurtarief bekend, en maak ook bekend welke eventuele andere kosten zijn verbonden aan jouw dienstverlening.

Wees zorgvuldig met het opstellen van het urenoverzicht en deel dit urenoverzicht regelmatig.