Zorg voor deugdelijke verslaglegging van gesprekken

Uit AbRvS 21 februari 2018 (ECLI:NL:RVS:2018:610) blijkt dat het voor bestuursorganen zaak is gesprekken deugdelijk vast te leggen. Wat speelde er?

Het college in kwestie had ten aanzien van meerdere bewoners handhavend opgetreden vanwege de permanente bewoning van recreatiewoningen. In dit handhavingstraject is vervolgens onderzocht of de bewoners in aanmerking kwamen voor een persoonsgebonden omgevingsvergunning om de overtredingen te legaliseren. In dat kader hebben met de bewoners gesprekken plaatsgevonden bij de gemeente, waarin de bewoners hun (zeer) persoonlijke omstandigheden konden toelichten op basis waarvan zij al dan niet voor een persoonsgebonden omgevingsvergunning in aanmerking zouden komen. Achteraf bleek dat van de gesprekken geen verslagen waren gemaakt en, zo stelden de bewoners, dat de beslissing op de bezwaren – betreffende de persoonsgebonden omgevingsvergunningen – door een medewerker was opgesteld die niet bij de gesprekken aanwezig was geweest. Het college stelde dat de medewerker in kwestie wel degelijk bij het gesprek aanwezig was geweest.

De Afdeling volgt de bewoners. Bij gebrek aan gespreksverslagen was immers niet meer vast te stellen of degene die beslissing op bezwaar had gemaakt bij de gesprekken aanwezig was. Hierdoor was ook niet te verifiëren of was gewaarborgd dat wat in de gesprekken naar voren was gebracht ten volle bij de afweging van de belangen is betrokken. Conclusie: de besluiten zijn onzorgvuldig voorbereid en het college moet haar huiswerk opnieuw doen. Voor bestuursorganen is het dus zaak om, áls er gesprekken worden gevoerd, zorg te dragen voor een deugdelijke vastlegging daarvan.