Elektronisch verkeer met bestuursorganen; pas op!

Om maar met de deur in huis te vallen: ingevolge artikel 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is het indienen van stukken per e-mail (of per fax) alleen mogelijk indien het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend! Dat dit niet altijd wordt onderkend blijkt maar weer uit een recente uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 6 februari 2019.

In die uitspraak was de vraag aan de orde of sprake is van een rechtsgeldige ingebrekestelling (wegens niet tijdig beslissen) nu appellante deze per e-mail heeft toegezonden aan de behandelend ambtenaar. De Afdeling is van oordeel dat de ingebrekestelling niet rechtsgeldig is ingediend. Volgens de Afdeling volgt uit de ‘toelichting van het dagelijks bestuur’ en uit het feit dat op de website van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (die door het bestuursorgaan was gemandateerd om op het verzoek te beslissen) onder het kopje “Contact” het algemene e-mailadres info@omwb.nl is vermeld, dat de elektronische weg voor het indienen van stukken is opengesteld als bedoeld in artikel 2:15, eerste lid, van de Awb. Hierbij geldt wel dat de stukken naar het op de website vermelde e-mailadres moeten worden gemaild en (dus) niet naar het e-mailadres van de betrokken ambtenaar. In dit geval waren de gevolgen van de niet rechtsgeldige ingebrekestelling gelukkig beperkt. De vraag wanneer de gebrekestelling was ontvangen hield namelijk verband met het verbeuren van dwangsommen en appellante had ook per post een ingebrekestelling verstuurd; de per post verstuurde ingebrekestelling was uiteindelijk maatgevend voor het moment waarop de dwangsommen werden verbeurd.

Verstrekkende gevolgen niet uitgesloten

Het voorgaande laat onverlet dat het niet onderkennen dat de elektronische weg alleen openstaat indien het bestuursorgaan dat kenbaar heeft gemaakt (en dan ook de door het bestuursorgaan aangegeven weg c.q. e-mailadres of faxnummer dient te worden gevolgd/gebruikt), soms ook verstrekkender gevolgen kan hebben. Zo is het denkbaar dat er ingeval van een ingebrekestelling per e-mail zonder dat die weg openstaat, te vroeg beroep tegen het niet tijdig beslissen wordt ingesteld.

Daarnaast kan worden gedacht aan situaties waarin een onvolledige aanvraag per e-mail wordt aangevuld. Zie bijvoorbeeld de uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van 11 oktober 2017, in die casus betoogde appellant dat er een vergunning van rechtswege was ontstaan. Appellant ging er daarbij van uit dat, na toezending van de ontbrekende gegevens aan de behandelend ambtenaar, de beslistermijn – die door het verzoek de aanvraag aan te vullen was opgeschort – weer was gaan lopen. Volgens de Afdeling is dat onjuist. De gemeente had namelijk op de gemeentelijke website aangegeven dat berichten verzonden aan het algemene e-mailadres of via het contactformulier als poststuk worden behandeld. Volgens de Afdeling is daarom maatgevend wanneer de gegevens op het e-mailadres, zoals vermeld op de gemeentelijke website, zijn ontvangen.

Gelegenheid tot verzuimherstel

Het indienen van een zienswijze of bezwaarschrift per e-mail of per fax, zonder dat het bestuursorgaan die weg heeft opengesteld, betekent echter niet dat het bestuursorgaan zich op het standpunt kan stellen dat geen zienswijze is ingediend of het bezwaar niet-ontvankelijk kan verklaren. Het bestuursorgaan dient in die gevallen, mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan, de indiener van het bericht namelijk in de gelegenheid te stellen het stuk alsnog in te dienen op een wel toegelaten wijze (ABRS 23 januari 2013, en ABRvS 29 januari 2014).

Wet modernisering elektronisch verkeer

Op dit moment bepaalt een bestuursorgaan of de elektronische weg is opengesteld, waarmee voor bestuursorganen dus ook de mogelijkheid bestaat deze af te sluiten (zie bijvoorbeeld ABRvS 4 juli 2018). De wetgever acht dat echter niet meer van deze tijd en is daarom van plan met de Wet modernisering elektronisch verkeer artikel 2:15 Awb aan te passen, zodat een bericht altijd elektronisch naar een bestuursorgaan kan worden verzonden.

Bovendien is nu onduidelijk wanneer een bestuursorgaan precies kenbaar heeft gemaakt dat de elektronische weg is opengesteld. Volgens de Centrale Raad van Beroep (CRvB 13 januari 2017) is het onvoldoende dat de burger over een elektronisch adres van een bestuursorgaan beschikt. Dit kan ook worden afgeleid uit de hiervoor genoemde uitspraak van 6 februari 2019, waarin de Afdeling bij de vraag over het al dan niet geopend zijn van de elektronische weg, mede gewicht toekent aan de toelichting van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst daarover. Wat het dagelijks bestuur daarover heeft toegelicht (en of het bijvoorbeeld heeft verwezen naar een voor een ieder kenbaar schriftelijk stuk) volgt – helaas – niet uit de uitspraak. Kortom, ook om die reden is de beoogde aanpassing van artikel 2:15 Awb toe te juichen.