Even snel een mailtje sturen naar de gemeente met een bezwaarschrift of een aanvraag voor een omgevingsvergunning? Kan dat? Als gemeentejurist of vergunningverlener zie je het vast regelmatig binnenkomen: een vergunningaanvraag of bezwaar per mail. Maar wat mag en moet je hier als bestuursorgaan mee doen? Tijd voor een korte juridische update!
Het bezwaarschrift per mail
Sinds de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) zijn gemeenten verplicht om een digitaal kanaal aan te bieden (artikel 2:15 Awb). Maar let op: dat betekent niet dat een e-mail naar een mailadres correct is. Vaak is enkel een specifiek formulier op de website aangewezen als digitaal kanaal.
- De ontvangstdatum van de mail geldt wel als officiële ontvangstdatum voor de beoordeling of het bezwaar tijdig is ingediend.
- Hersteltermijn (artikel 6:6 Awb): het indienen via de verkeerde weg geldt als een 'herstelbaar verzuim'. De indiener moet een hersteltermijn worden gegund om het bezwaar alsnog op de juiste manier (via het officiële digitale formulier of op papier) in te dienen. Wordt dit nagelaten? Dan volgt niet-ontvankelijkheid.
De omgevingsvergunning per mail
Onder de Omgevingswet is de regel glashelder: digitale aanvragen of meldingen moeten via het landelijke Omgevingsloket worden ingediend (artikel 16.1 Omgevingswet jo. artikelen 14.1 en 14.2 Omgevingsbesluit). Indiening per e-mail is niet toegestaan (let op: een papieren aanvraag indienen per post mag overigens wel).
- Buiten behandeling laten bij een aanvraag per mail (artikel 4:5 Awb): stuur een bericht waarin je aangeeft dat de e-mail niet de correcte wijze van indiening is, geef een hersteltermijn, en vermeld dat de beslistermijn wordt opgeschort. De aanvrager kan dan alsnog kiezen voor het Omgevingsloket of post. Reageert de initiatiefnemer niet binnen de termijn? Dan kun je de aanvraag buiten behandeling laten.
- De wettelijke beslistermijn begint pas weer te lopen op het moment dat de aanvraag correct via het loket is binnengekomen of op papier is ingediend. E-mailen zorgt hier dus direct voor vertraging!
