De burgemeester van Zaanstad legt een last onder dwangsom op en stelt het besluit zowel per gewone als per aangetekende post te hebben verstuurd. De aangeschreven burger ontkent echter de ontvangst. Wanneer hij uiteindelijk bezwaar maakt, verklaart de burgemeester dit niet-ontvankelijk wegens termijnoverschrijding. De zaak belandt bij de bestuursrechter. Wat te doen als de verzendgegevens van een aangetekende brief niet meer te achterhalen zijn? Het betreft de uitspraak van Rechtbank Noord-Holland d.d. 31 augustus 2026, ECLI:NL:RBNHO:2026:12053.
De uitspraak :
Wanneer een burger de ontvangst van een aangetekend stuk betwist, moet het bestuursorgaan kunnen bewijzen dat de brief op regelmatige wijze op het adres is aangeboden. Maar wat als je dat bewijs niet (meer) hebt? In deze zaak liep de burgemeester tegen een harde muur aan. PostNL bewaart track-and-tracegegevens slechts zes maanden. De burgemeester had deze gegevens niet op tijd veiliggesteld. Dat er geen onbestelbaar geretourneerde envelop in het dossier zat, was volgens de rechter niet voldoende om de verzending mee aan te tonen. Ook van de verzending per gewone post ontbrak deugdelijk bewijs; een enkele streepjescode op het besluit was onvoldoende.
De conclusie van de rechter:
Dat de burgemeester de gegevens bij PostNL niet tijdig heeft opgevraagd, komt volledig voor eigen rekening. Er was geen bewijs van verzending. Het bezwaar van de burger was, door een latere doorzending van de stukken via de rechtbank zelf, juridisch gezien wel tijdig ingediend. Het besluit werd vernietigd.
Tip voor de uitvoeringspraktijk:
Zorg voor een deugdelijke eigen verzendadministratie, ook bij aangetekende brieven! Vertrouw niet blind op externe partijen. Omdat de bewaartermijn van PostNL voor track-and-tracegegevens slechts zes maanden is, doe je er goed aan om de bewijzen van aanbieding direct (bijvoorbeeld als PDF) in je eigen zaaksysteem op te slaan. Zo voorkom je dat een inhoudelijk correct besluit sneuvelt op een procedurele en formele fout.
