De waarde van assessments voor én na gunning

door Elske Schrijvers

Om te toetsen of een potentiële samenwerkingspartner over de gewenste samenwerkingsvaardigheden beschikt, maken opdrachtgevers meer en meer gebruik van een samenwerkings- of teamassessment in de aanbestedingsprocedure. Zo’n assessment geeft inzicht in de samenwerkingsvaardigheden van het team, de sterke punten en de verbeterpunten. Tijdens een aanbesteding wordt dit primair ingezet als selectiemiddel, om de juiste samenwerkingspartners te kiezen.

Meerwaarde: vliegende start

Maar er is meer: een vaak gehoord voordeel is dat ‘kandidaatteams’ van opdrachtnemers en het team van opdrachtgever elkaar tijdens zo’n assessment al best goed leren kennen in hun verschillende rollen. En de onderlinge dynamiek en wijze van werken ervaren. We horen vaak dat de volgende fase van de aanbesteding, zoals een dialoogfase, of de start van het project, na gunning, om die reden sneller en vloeiender gaat.

En meer: nulmeting van de samenwerking

Goed nieuws natuurlijk, maar er speelt nog iets en daar zit mijn oproep. Want inzicht in de sterke punten en ontwikkelpunten wil nog niet zeggen dat het project en de samenwerking vanzelfsprekend soepel gaan verlopen. Net zoals een goed plan van aanpak niet betekent dat de realisatie zonder inzet en aandacht als vanzelf leidt tot het gewenste resultaat. Investeren in de samenwerking en het ontwikkelen van samenwerkingsgedrag blijven nodig. Het assessment levert veel data om tot effectieve samenwerking te komen. En het is mijn ervaring dat veel van deze data onbenut blijven en partijen al snel weer overgaan tot de orde van de dag. Er volgen nog wel Project Start-Ups en Project Follow-Ups om de samenwerking verder vorm te geven, maar de aandacht voor de ontwikkelpunten verwatert. De oproep is dan ook: benut die waardevolle data vanuit het assessment.

Assessmentrapport biedt handvatten

Eén van die bronnen is het assessmentrapport. Wij, assessoren, observeren en beoordelen het gedrag van potentiële samenwerkingspartners tegen vooraf vastgestelde en gecommuniceerde gedragscriteria (het gewenste samenwerkingsgedrag). Er volgt een assessmentrapport met een score en onderbouwing. Het rapport geeft naast deze scores en onderbouwing ook een samenvatting van sterke punten en ontwikkelpunten, in de vorm van aanbevelingen. Ga met die aanbevelingen verder. Het zijn handvatten voor verdere ontwikkeling.

Hoe zorg je voor een effectief samenwerking in de bouw en infrasector?

Analyse ook voor opdrachtgeversteams

Hoewel het team van de opdrachtgever niet meegenomen wordt in de beoordeling, heeft ook dat team sterke punten en ontwikkelpunten laten zien in het assessment. Teamleden van de opdrachtgever zijn dan ook vaak benieuwd ‘hoe zij het gedaan hebben?’. Voor de opdrachtgeversteams maken we dan ook altijd een notitie met onze observaties over hun sterke punten en ontwikkelpunten. En net als bij de teams van opdrachtnemers voeren we ook met hen een gesprek over onze bevindingen. Het is geen volwaardig assessmentrapport, maar wel een waardevolle analyse van hun samenwerkingsvaardigheden.

Benut de data voor verdere ontwikkeling naar samenwerkingsvaardige partners

Als partijen na gunning bereid zijn hun sterke punten en ontwikkelpunten te delen, hebben zij een nulmeting van hun onderlinge samenwerking te pakken. Dit is het beginpunt voor het verder ontwikkelen en ten gelde maken van de samenwerking. Investeren en alert blijven op die sterke punten en ontwikkelpunten is nodig. Als je niets doet, weet je zeker dat het minder effectieve samenwerkingsgedrag (de ontwikkelpunten) blijft en dat, in moeilijkere tijden, het projectsucces en de samenwerking daaronder zullen lijden.

Een alternatief: een ontwikkelassessment na gunning met de winnende partij

Uiteraard is zo’n assessment als hierboven beschreven een flinke investering. Niet alleen van het team van de opdrachtgever, dat een rol heeft bij de ontwikkeling (op maat maken), het assessmentprogramma moet kennen (ter borging van level playing field) en het teamassessment met alle geselecteerde partijen doorloopt. Ook van opdrachtnemersteams vraagt het veel. Doorgronden en begrijpen van de criteria en de opzet, het samenstellen van een team, het trainen en oefenen voor het assessment en doorlopen van het assessment zelf. Dat is allemaal best kostbaar voor opdrachtnemers die niet eens zeker weten of ze de opdracht gegund krijgen.

En hoewel een assessment tijdens aanbesteding in mijn ogen veel meerwaarde heeft en een goed middel is om partners te selecteren op samenwerkingsvaardigheden, is een assessment na gunning een goed alternatief. Een dergelijk assessment vindt plaats tussen de opdrachtgever en de geselecteerde marktpartij. Het is gericht op ontwikkeling en niet zozeer op selectie. Wij noemen dit een ontwikkelassessment. De principes, opzet, werking en de opbrengst van zo’n ontwikkelassessment zijn min of meer hetzelfde en je komt samen tot waardevolle data om te gebruiken en te groeien in de onderlinge samenwerking.

Naar een programma voor effectieve samenwerking

Mijn aanmoediging is: organiseer ná het assessment (als selectie of ontwikkelgericht) een ontwikkelprogramma en begeleiding op maat. Het assessment is geen éénmalige gebeurtenis. Leg het rapport en al het geleerde niet in de kast, maar zie het als beginpunt voor verdere ontwikkeling. Zorg dat er interactie blijft. Evalueer de samenwerking regelmatig. Hoe staan we ervoor met onze ontwikkelpunten? Zijn we open tegen elkaar? Zetten we stappen? Is er een training gesprekstechnieken nodig? Zet die dan in. Erover nadenken is goed, het erover hebben ook, maar ermee aan de slag gaan is beter. Want voor elke samenwerkingsrelatie geldt: geef het aandacht en investeer, wees alert, want het gaat niet vanzelf.