Vier tips voor een geslaagde aanbesteding

Maak duidelijk waar je als aanbesteder naar op zoek bent

Je ziet het nog regelmatig: aanbesteders die de voorkeur geven aan vage, globale criteria en beoordelingsaspecten om voor zichzelf beoordelingsruimte te creëren en om niet vastgepind te kunnen worden op een bepaalde uitkomst van selectie of aanbesteding. Dat voelt veilig. Gevolg hiervan is echter al snel dat een inschrijver de criteria verkeerd interpreteert en iets anders aanbiedt dan waarnaar de aanbesteder op zoek is.

Het duidelijk formuleren van eisen en beoordelingscriteria geeft inschrijvers handvatten om een goede aanbieding te maken en dwingt bovendien de aanbesteder om vooraf goed na te denken over de gewenste partij en de gewenste oplossing. Om dezelfde reden is het van belang om een simpele beoordelingssystematiek te gebruiken voor het bepalen van de winnende aanbieding, waarbij eenvoudig valt af te leiden wat belangrijk is en welk kwaliteitsniveau tot welke score leidt. Inschrijvers zullen zelf een voorspelling maken over de score die zij verwachten te behalen en een eenvoudige formule helpt hen focussen en een goede inschrijving te doen.

Organiseer effectief contact met de inschrijvers

Aanbesteden is een geformaliseerd proces met de nodige regels en procedurele voorschriften. Daardoor is het verleidelijk om als aanbesteder een formele houding aan te nemen en direct contact uit de weg te gaan. Dit staat echter in de weg aan effectief contact en daarmee aan goede informatie-uitwisseling die nodig is om goede aanbiedingen te maken. Enkele praktische tips: neem vragen altijd serieus en gebruik ze als graadmeter voor de kwaliteit en duidelijkheid van het contract- en aanbestedingsdossier. Indien er van verschillende partijen vragen komen over eenzelfde onderwerp, dan is er in de meeste gevallen daadwerkelijk iets aan de hand. Zorg daarom altijd voor een inhoudelijke beantwoording en volsta niet met een simpele verwijzing naar de aanbestedingsleidraad of het contract.

Benut daarnaast waar mogelijk de mogelijkheden voor individuele inlichtingen. Er kan ook voor worden gekozen om alle inschrijvers de mogelijkheid te bieden tot het voeren van individuele gesprekken. Een werkwijze die – zeker in complexe projecten – veel mogelijkheden biedt om daadwerkelijk met inschrijvers in gesprek te gaan is de concurrentiegerichte dialoog. Een drempel voor het toepassen van deze procedure is wellicht de tijd en kosten die hiermee gemoeid zijn. Een concurrentiegerichte dialoog hoeft echter niet altijd groots en meeslepend te zijn, maar kan ook bestaan uit enkele gespreksrondes die in een paar maanden worden afgerond.

Groot voordeel van het voeren van gesprekken (boven het alleen schriftelijk beantwoorden van vragen) is dat er dieper op een onderwerp kan worden ingegaan. Vanzelfsprekend moet het gelijke speelveld voor alle inschrijvers dan wel scherp worden bewaakt. Dit kan bijvoorbeeld door het aanstellen van een onafhankelijke voorzitter die bij alle gesprekken aanwezig is.

Maak het de inschrijvers gemakkelijk

Aanbestedingsprocedures zijn onnodig vaak complex en onoverzichtelijk. Een gouden regel is dan ook dat duidelijk moet worden aangegeven wat inschrijvers in moeten dienen en op welke manier, dat formats en formulieren overeenstemmen met wat wordt gevraagd en dat niet om meer informatie wordt gevraagd dan strikt noodzakelijk. Dit voorkomt dat inschrijvers veel tijd kwijt zijn aan de “puzzel” om alle benodigde informatie op de juiste manier aan te leveren (iets wat bij digitaal aanbesteden vaak nog sterker speelt).

Belangrijker nog is dat het voorkomt dat vergissingen worden begaan en een inschrijving terzijde moet worden gelegd omdat deze niet voldoet aan een vormvereiste.

Verstrek daarnaast ook niet meer informatie dan inschrijver daadwerkelijk nodig heeft. Inschrijvers hebben immers een relatief kort tijdsbestek om het project te doorgronden. Het is in het voordeel van beide partijen dat inschrijver zich focust op die documenten die er echt toe doen. “Baat het niet dan schaadt het niet” gaat in deze context meestal niet op.

Zorg voor een effectieve kwaliteitscomponent

Als kwaliteit belangrijk is, laat het dan ook daadwerkelijk meewegen. Kies dus voor criteria waarop partijen zich kunnen onderscheiden, die daadwerkelijk iets toevoegen bovenop de minimale vereisten en die aansluiten bij de belangrijkste projectdoelen. Beperk het aantal criteria tot circa drie à vier. Dit dwingt de aanbesteder te prioriteren en te sturen op wat er echt toe doet. Het voorkomt daarnaast dat alle criteria voor een klein beetje meetellen, en dus dat geen enkel aspect de doorslag geeft.

Om ervoor te zorgen dat een inschrijver die zich in positieve zin onderscheidt op kwaliteit, ook daadwerkelijk kan winnen, dient de kwalitatieve beoordeling voldoende zwaar te wegen ten opzichte van het aspect prijs. Wees daarnaast niet bang om de inschrijvingen extreem te scoren en de volledige beoordelingsschaal te gebruiken. Dit zorgt voor een zo groot mogelijke spreiding van de scores, waardoor de kwaliteitscomponent zo optimaal mogelijk wordt benut.