Grip op de aanbestedingsprocedure: tijdig vragen stellen

Een voorbeeld uit de praktijk

Een aanbesteder schreef een Europese aanbesteding uit voor de levering van brandstof. De opdracht zou worden gegund aan de partij die met de economisch meest voordelige inschrijving had ingeschreven op basis van beste prijs/kwaliteit. Bij de prijs moest inschrijver in een bijlage haar eigen landelijke adviesprijzen voor HV050 en HV0100 opgeven en ten op zichte van die adviesprijs een vaste korting per 100 liter aanbieden. In de aanbestedingsdocumenten werd de ene keer gesproken over de ‘eigen landelijke adviesprijs’, de ander keer over de ‘gemiddelde landelijke adviesprijs’ en dan weer over ‘de landelijke adviesprijs’.

Is duidelijk wat de aanbesteder verlangt?

Een van de inschrijvers krijgt de opdracht niet voorlopig gegund. Hij verliest het op de prijs en maakt bezwaar. In zijn bezwaar, stelt hij te zijn uitgegaan van de gemiddelde landelijke adviesprijs op de website van evofenedex en dus niet van de adviesprijs van de leverancier. Dit omdat deze laatste niet te controleren is voor de aanbesteder en kan worden verhoogd, wat volgens de inschrijver nadelig voor de aanbesteder is. Hoewel die gedachte en wijze van inschrijving niet onbegrijpelijk is vanuit het perspectief van de inschrijver, giste hij daarmee naar de bedoeling van de aanbesteder. Een risico.

Tijdig vragen stellen van essentieel belang

Een inschrijver moet zijn veronderstelling bij Nota van Inlichtingen toetsen. Doet een inschrijver dat niet en stelt hij pas in kort geding dat de uitvraag onduidelijk is, dan is dat te laat. Dat volgt uit het Grossmann-arrest.

Tip: check, dubbelcheck

Check altijd of de tekst van de aanbestedingsdocumenten voor maar één (tekstuele en grammaticale) uitleg vatbaar is, noodzakelijke informatie mist of tegenstrijdigheden kent en stel zo nodig vragen bij de Nota van Inlichtingen.