Beveiliging en bescherming van persoonsgegevens bij samenwerking met omgevingsdiensten

Het college van burgemeester en wethouders (B&W) heeft op grond van de Omgevingswet en het Omgevingsbesluit duidelijk een eigen taak. Ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens is het college zodoende verwerkingsverantwoordelijke.

Als een gemeente haar taken in mandaat overdraagt aan een omgevingsdienst, blijft de gemeente verantwoordelijk voor de taak. De omgevingsdienst neemt namelijk beslissingen in naam van de opdrachtverlenende gemeente. De omgevingsdienst is dan een verwerker ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens die voortvloeien uit de opdrachtverlening.

Als een gemeente haar taken in delegatie overdraagt, iets wat weinig voorkomt, aan een omgevingsdienst, gaat de omgevingsdienst op eigen titel beslissen. De omgevingsdienst is dan een verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens die voortvloeien uit de opdrachtverlening.

Om vervolgens het werk efficiënt te organiseren hebben gemeenten de mogelijkheid om verzoeken via het instellen van behandeldiensten rechtstreeks af te leveren bij een omgevingsdienst. Bij het instellen van de behandeldienst wordt de gehele aanvraag (inclusief persoonsgegevens) doorgestuurd.

In de zaaksystemen van de omgevingsdiensten (OD’s) kan dit worden opgelost door gegevens af te schermen, zodat alleen personen met rechten toegang kunnen krijgen tot de gegevens. Op dit moment inventariseren we met Omgevingsdienst.nl of de zaaksystemen van OD’s dit ook daadwerkelijk kunnen of dat er een alternatieve manier is om het een en ander af te schermen. Op dit moment hebben we geen signalen, dat de gegevensafscherming niet op orde zou zijn.

Het is aan te bevelen bij bijvoorbeeld het evalueren van de samenwerking met elkaar te onderzoeken of het beschermen van de persoonsgegevens goed beveiligd is.

NB Bij het aanvragen van advies bij een omgevingsdienst (dus als het verzoek bij de gemeente binnenkomt en vervolgens via de samenwerkingsfunctionaliteit advies aanvraagt), kan het bevoegd gezag bij de SWF (samenwerkingsfunctionaliteit) een geanonimiseerde xml doorsturen. Nadeel van dit geanonimiseerd verzoek is dat hierin ook de adresgegevens niet worden meegestuurd, waardoor het beoordelen voor de omgevingsdienst lastig is.

Mocht u hierover vragen, signalen of opmerkingen hebben, mail ze dan naar omgevingswet@vng.nl.