Een werkend Digitaal Stelsel Omgevingswet: Chris Boeije over de samenhang tussen systemen, data en samenwerking

Chris Boeije werkt aan die onzichtbare samenhang. Als stelselintegratiemanager zorgt hij dat het stelsel als geheel wordt opgebouwd én blijft functioneren.

‘Zorg dat het stelsel als geheel werkt’

De opdracht waarmee Boeije begon, klinkt eenvoudig: zorg dat het digitale stelsel als één samenhangend geheel gaat werken. In de praktijk betekent dat het verbinden van honderden technische systemen en organisaties. Door die integratie zijn ze direct met elkaar verbonden in een netwerkorganisatie en moeten ze nauwer samenwerken dan voorheen.

Boeije kijkt niet naar losse onderdelen, maar naar het geheel. “Systemen kunnen technisch prima werken en zelfs op elkaar aangesloten zijn”, zegt hij, “maar daarmee heb je nog geen werkend stelsel.” Hij vervolgt: “Aansluiting is een randvoorwaarde. Pas als we data – regels, informatie en definities – écht goed op elkaar afstemmen, kunnen we de doelen van de wet bereiken.” Die afstemming levert merkbaar iets op: betere dienstverlening aan inwoners en bedrijven, doordat overheden hun processen en informatie beter op elkaar laten aansluiten.

Laveren tussen systemen en organisaties

Zonder formele zeggenschap beweegt Boeije zich in een netwerk van organisaties met elk hun eigen verantwoordelijkheden en belangen. Leiderschap zonder autoriteit dus. Het draait niet om aansturen, maar om verbinden en het zichtbaar maken van samenhang. Dat vraagt om een andere manier van werken en veel geduld. “Soms blijft het stil”, zegt hij. “Dan moet je accepteren dat inzicht niet altijd tot actie leidt.”

Procesanalyse helpt daarbij. Boeije kijkt bijvoorbeeld naar de verwerking van aanvragen: waar lopen mensen vast, waar ontstaan wachttijden, waar moet informatie steeds opnieuw worden aangepast? “Ik zoek niet naar wie er een fout maakt, maar naar waar het proces hapert”, legt hij uit. Die inzichten koppelt Boeije zonder oordeel terug aan de betrokken organisaties. Soms leidt dat direct tot verandering, soms duurt het langer. “En als ik maanden later zie dat de doorlooptijden verbeteren, weet ik dat het stelsel heeft geleerd.”

Invoering onder hoogspanning

Rond de invoering van de Omgevingswet kwam alles samen. Ondanks de uitgebreide tests bleef het spannend of het stelsel in de praktijk stand zou houden. Het integreren van 400 organisaties, meer dan 2000 systeemkoppelingen en meer dan honderdduizend bedrijfsregels is geen kleinigheid. Veel mensen keken mee en vroegen zich af of het zou werken.

Die spanning was voelbaar. Boeije herinnert zich een appje van zijn moeder met een foto van een kritische krantenkop: “Dat er gedoe komt, is zeker.” In die periode hield hij met zijn collega’s van het system-team dagelijks alle indicatoren in de gaten: waar lopen doorlooptijden op, waar blijven aanvragen hangen, waar stokt de informatie-uitwisseling? Door continu te volgen hoe het geheel functioneerde, kon het team snel bijsturen. Boeije: In die periode zet iedereen de schouders eronder en verzet je samen meer werk dan er uren in een week zitten.”

Volgens hem gaf niet de techniek de doorslag, maar de samenwerking. Professionals uit het hele land wist elkaar te vinden en hielpen elkaar vooruit. “Er ontstonden korte, inhoudelijke feedbackloops,” legt Boeije uit. “En de bereidheid om samen verantwoordelijkheid te nemen. Daar zijn we redelijk goed in geslaagd.”

Meer dan een loket

Voor gebruikers lijkt het DSO één loket, maar achter die voorkant draait een ‘informatiemotor’. Die combineert input van bevoegde gezagen tot samenhangende informatie. Als definities, regels en geo-informatie goed op elkaar aansluiten, levert dat direct meerwaarde op. Zo niet , dan merkt de gebruiker dat meteen.

Die zichtbaarheid kan ook uitdagend zijn. Via het loket worden verschillen tussen regels direct zichtbaar. Wat juridisch klopt, kan in de praktijk toch onduidelijk uitpakken. “Techniek maakt zichtbaar wat er al is”, zegt Boeije. “En het laat ook zien waar betere afstemming nodig is.”

Blijvende opgave

Met de livegang draaide het digitale deel van het stelsel. Tegelijkertijd begon het implementeren van de nieuwe werkwijze en wetgevingsproducten. “Een stelsel als dit vraagt om voortdurend onderhoud en aandacht”, legt Boeije uit. “Je moet actief de omstandigheden creëren waarin het kan doorontwikkelen.”

Bescheidenheid is daarbij belangrijk. Observeren, blijven leren en de voorwaarden scheppen waarin samenhang kan ontstaan. “Niemand heeft dit eerder gedaan. Experimenteren hoort erbij”, zegt hij. “Samenwerken kun je niet afdwingen, maar je kunt het wel stimuleren door mensen de samenhang te laten zien.”

Veel van Boeijes’ werk gebeurt achter de schermen, maar zijn bijdrage is cruciaal voor het functioneren van het geheel. Het digitale stelsel – met de landelijke en de decentrale voorzieningen – staat centraal, maar moet altijd het bredere stelsel ondersteunen. En zolang dat zich blijft ontwikkelen, blijft hij zoeken naar plekken waar samenhang ontbreekt of spanning ontstaat.