Het dossier bevoegd gezag: wat moet daarin?

Met de komst van de Wkb is het dossier bevoegd gezag belangrijker geworden. In de praktijk blijken er regelmatig vragen te zijn over wat dit dossier moet bevatten. Raymond von den Benken, lid van de Kamer Interne Kwaliteitsborging/ dienstverleners van de VKBN, geeft duidelijkheid.

“In artikel 2.21 van het Bbl staan de wettelijke vereisten voor de gereedmelding bouwactiviteit. De regiegroep Wkb heeft hiervan een heldere uitwerking gemaakt,” vertelt Raymond.
Het dossier bevoegd gezag bevat onder andere:

Verklaring van de kwaliteitsborger

Revisietekeningen (gebruik, afmetingen, zones)

Gegevens over constructieve veiligheid, ventilatie, energie, brandveiligheid

Eventuele gelijkwaardige oplossingen

Alles in de ‘as built’ situatie

“In de basis lijkt dit op de situatie vóór 1 januari 2024. Maar nu moet álles in de as built situatie worden aangeleverd,” aldus Raymond. “Dat geldt ook voor de MPG-berekening van het gerealiseerde bouwwerk en voor het energielabel.” Raymond benadrukt dat het bij het energielabel gaat om een afgemeld document, wat te controleren is via ep-online.nl, de officiële landelijke database waarin energielabels en energieprestatie-indicatoren van gebouwen zijn opgenomen.
Het dossier moet twee weken voor ingebruikname worden ingediend. Zonder compleet dossier mag het bouwwerk niet in gebruik genomen worden.

Uitdagingen in de praktijk

“In theorie is het overzichtelijk. Maar in de praktijk blijkt het soms toch een hele puzzel.” Als veel voorkomende uitdagingen noemt Raymond:

Niet alles is zichtbaar na oplevering

Registratie kost tijd en geld

Verschillende dossiers lopen door elkaar (opleverdossier, consumentendossier, etc.)

Gemeenten krijgen informatie pas achteraf

Voor aannemers, kwaliteitsborgers én gemeenten is dus de hamvraag: hoe organiseren we dit slim, sluitend en zonder onnodige vertraging?
Raymond heeft enkele tips:

Voor de aannemer: Denk al tijdens de uitvoering aan je dossier. Laat niks liggen.

Voor de kwaliteitsborger: Zorg voor goede documentatie én motivatie.

Voor de gemeente: Richt je interne proces goed in. Controleer binnen de reactietermijn.

Raymond
heeft een Excel-bestand gemaakt waarin je voor álle dossiers kunt bijhouden wie wat moet aanleveren en wat al is opgeleverd. Dit stelt hij beschikbaar namens de VKBN. Download de checklist Omgevingsregeling OPA vergunning.
Tot slot heeft hij nog een algemene tip: “Blijf in gesprek met elkaar. Dit is nieuw voor iedereen. Door ervaring, afstemming en feedback maken we dit werkbaar.”

Verder lezen

Bekijk hier artikel 2.21 van het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl)

Bekijk hier het ‘Invulling dossier bevoegd gezag’ van de Regiegroep Wkb: https://omgevingsweb.nl/wp-content/uploads/2025/11/01-02-2021-03.a.ii_.2.-Eindrapport-werkgroep-Invulling-dossier-bevoegd-gezag.pdf

Bekijk hier de uitgebreide uitleg van het Iplo: https://iplo.nl/regelgeving/regels-voor-activiteiten/technische-bouwactiviteit/plichten/melding-bouwactiviteit/