De gemeente Amersfoort werkt nu twee jaar met de omgevingskamer. Een interne overleggroep waar medewerkers van beleid en uitvoering de koppen bij elkaar steken over lopend en nieuw beleid. Met als doel: minder beleidsdocumenten en meer integraal, uitvoeringsgericht beleid dat aansluit bij de omgevingsvisie én goed doorwerkt in het omgevingsplan en de rest van de beleidscyclus. Heidy Smit, strateeg Ruimtelijke Ontwikkeling bij de gemeente, zit de kamer bij toerbeurt voor. “Over het algemeen werkt de kamer goed en is het nut bewezen.”
De gemeente Amersfoort werkt met een omgevingshuis. Hierin heeft de hele beleidscyclus onder de Omgevingswet een plek en zijn de verschillende vertrekken open en transparant met elkaar verbonden. De omgevingskamer is hier onderdeel van: het zorgt voor verbinding tussen de ‘zolderkamer’ waar de visie gemaakt wordt, en de uitvoerende ‘begane grond’. “In de omgevingskamer hebben we met een brede groep collega’s overleg over nieuw en lopend beleid binnen thema’s als het wonen, economie, mobiliteit, duurzaamheid, groen, et cetera”, legt Smit uit.
“Het werd snel duidelijk dat we met de omgevingsvisie alleen de thema’s en gebieden niet genoeg inhoudelijk konden uitwerken”, vervolgt Smit. “Maar alle nota’s – we hebben het over ongeveer zeventig stuks – konden we ook niet zomaar opnemen in de omgevingsvisie. Ze hebben een heel ander abstractieniveau. Bovendien werden ze steeds heel ad hoc gemaakt, er ontbrak een totaaloverzicht en de samenhang was niet geborgd. De omgevingskamer biedt een meer integrale werkwijze voor nieuw beleid, zodat de inhoud beter aansluit op de omgevingsvisie. En in plaats van werken met verschillende beleidsnota’s, visies en wijkperspectieven, vangen we nu alle beleidsstukken onder dezelfde noemer: omgevingsprogramma’s, geheel in het kader van de Omgevingswet.”
De omgevingskamer biedt een meer integrale werkwijze voor nieuwe beleidsnota’s, zodat de inhoud beter aansluit op de omgevingsvisie
Naast een voorzitter en secretaris, bestaat de kamer uit beleidsmedewerkers en collega’s vanuit VTH, projecten en het omgevingsplan. “We werken nu twee jaar met de omgevingskamer. Om beurten zitten een collega en ik voor en verder zijn er zo’n 13 collega’s aanwezig uit allerlei disciplines binnen het fysieke domein. Elke twee weken reserveren we twee uur; een uur per onderwerp.”
Voor collega’s is een werkwijze opgesteld als hulpmiddel voor het maken van omgevingsprogramma’s. Elk omgevingsprogramma komt twee keer langs: als startnotitie en als conceptstuk. Smit: “Bij de startnotitie draait het om wat algemener advies: Is het wenselijk en haalbaar? Hoe breed pak je het onderwerp en wie betrek je erbij? Vervolgens gaat de startnotitie langs het portfolioboard. Is die ook positief en ligt er eenmaal een concept, dan gaan we daar met de stofkam doorheen. Dit kan er best inhoudelijk aan toe gaan.” Door de tijd heen is de werkwijze wat veranderd. “Eerst kreeg iedereen een minuut de tijd voor inbreng, maar dit resulteerde in een soort pitchgesprek. Nu doen we een rondje langs alle aanwezigen die om beurten hun hoofdpunten mogen delen. Daarover gaan we vervolgens in gesprek, ook met de maker van het stuk.”
“Over het algemeen werkt de kamer goed en is het nut bewezen”. Over voorbeelden hoeft Smit niet lang na te denken. “Een mooi succes is het mobiliteitsbeleid. Dit bestond eerst uit 10 losse programma’s en is nu één integraal verhaal. Bovendien keken we voorheen niet altijd even goed naar wat er nodig is – geld, ambtelijke capaciteit, beleidsregels – om bepaalde ambities te realiseren. Nu letten we veel meer op uitvoering en doorwerking en maken we ook de slag naar het omgevingsplan bij het opstellen van het beleid. Ook prettig: door de kamer weten we elkaar beter te vinden op allerlei thema’s, zoals economie, wonen en mobiliteit. Als we straks de omgevingsvisie weer moeten actualiseren, is er een betrokken groep collega’s met veel kennis van verschillende thema’s die elkaar scherp houdt. Dus ja, we komen zeker ergens.”
Een mooi succes is het mobiliteitsbeleid: dit bestond eerst uit 10 losse programma’s en is nu één integraal verhaal.
Maar de gemeente kijkt ook elk jaar hoe het beter kan. Volgens Smit is er bijvoorbeeld nog wel wat winst te behalen qua hoeveelheid beleid dat er nog altijd geproduceerd wordt. “We vallen nog steeds gauw in de reflex dat we denken beleid nodig te hebben om dingen te kunnen doen. Terwijl heel veel op hoofdlijnen al in de omgevingsvisie staat. Hier valt nog wel een wereld in te winnen. Maar goed, nu eerst goed integraal beleid maken – uiteindelijk zullen we ook vast minder gaan schrijven.” En ook voor de omgevingsprogrammamakers blijkt het wennen. De weg kan soms nog wat hobbelig zijn. Smit: “Het is voorgekomen dat iemand al een jaar met een onderwerp bezig was toen wij met kritische punten kwamen. Die had de maker in zijn eigen tunnel niet zien aankomen en zoiets geeft wrevel. We zijn toen goed in gesprek gebleven, ook om dit in de toekomst te voorkomen. Want als je in zo’n late fase nog fundamentele opmerkingen krijgt over je beleid, dan is er in een eerder stadium niet genoeg de breedte opgezocht. En uiteindelijk zijn omgevingsprogrammamakers natuurlijk ook blij met een mooi integraal stuk. Met goed doordachte doorwerking op beleidsregels zodat de koppeling met het omgevingsplan goed gemaakt kan worden.”
De leden van de omgevingskamer zijn inmiddels meerdere keren gewisseld. Dit vraagt om scherp blijven op de rollen. Smit: “We moeten steeds duidelijk blijven maken dat de kamer draait om hoofdlijnen en integraliteit. Het is niet onze rol om op iedere slak zout te leggen en te zeuren over een zin die niet lekker loopt.”
Ook zichtbaarheid is een terugkerend thema. “Een jaar geleden wisten mensen ons niet goed te vinden, maar sinds we een interne pagina hebben aangemaakt met wie we zijn, waar we staan en waar we mee bezig zijn en de omgevingskamer gepresenteerd hebben tijdens een interne bijeenkomst voor veel collega’s, zagen we een boost in de aanvragen. Ook zijn we nog een beetje zoekende met link met het bestuur. Formeel stelt het college het omgevingsprogramma vast; voorheen was dit vaak de raad. We hebben nu afgesproken dat voordat het college het stuk vaststelt de raad nog advies kan uitbrengen. Deze werkwijze gaan we binnenkort evalueren. De Omgevingswet is nieuwe materie voor veel mensen. Naarmate we langer onder de omgevingswet werken, komt er ongetwijfeld meer boven tafel wat wel en niet werkt.”
De omgevingskamer draait om hoofdlijnen en integraliteit; het is niet onze rol om op ieder slak zout te leggen en te zeuren over een zin die niet lekker loopt
Smit laat zich ook graag inspireren door collega gemeenten. “Mooi om te zien dat verschillende gemeenten verschillende varianten van de omgevingskamer kiezen. Leuk om van elkaar te leren. Zo heeft Rotterdam een beleidskompas en een goed filmpje gemaakt: een mooie manier om de overlegkamer in de organisatie onder de aandacht te brengen.”
Als ze zelf een tip moet geven, dan hamert ze graag op draagvlag vanuit het management. “Dit heeft ons heel erg geholpen en is wat mij betreft cruciaal. Anders werkt het niet, dan krijg je spanning en wrevel over rollen en wie er gelijk heeft. Doordat wij draagvlak vanuit management hebben, heeft ons advies ook gewicht. Het management mag ons advies ook inzien om de borging te garanderen. Als een manager zegt: ‘joh, mij maakt het niks uit wat je doet met advies van omgevingskamer’, dan werkt het niet. En ook niet voor de collega’s in de kamer, die steken er veel tijd in en denken dan ook: waar lees ik al die 80 pagina’s voor? En ja, soms is het een bestuurlijke keus om ons advies toch naast zich neer te leggen, ook dat komt voor. We worden wel eens van hogeraf overruled. Maar hoe dan ook moet je de omgevingskamer echt inbedden in je organisatiestructuur en manier van werken. Dus denk hier goed over na voor je ermee begint.”
