Als je een vloeistof langzaam afkoelt, rangschikken sommige moleculen zich in vaste symmetrische patronen: kristallen. Als mensen gaan samenwerken, ontstaan er ook heel snel patronen. Dit proces lijkt misschien wel op de vorming van kristallen.
Inleiding
Als je een vloeistof langzaam afkoelt, rangschikken sommige moleculen zich in vaste symmetrische patronen: kristallen. Als mensen gaan samenwerken, ontstaan er ook heel snel patronen. Dit proces lijkt misschien wel op de vorming van kristallen.
Zolang alles vloeibaar is, bewegen mensen soepel langs elkaar heen, eenzelfde richting op. Als de samenwerking vastere vormen aanneemt, komen mensen vast te zitten in patronen. Net als watermoleculen zich in verschillende symmetrische kristalvormen samenvoegen. Ik vind het leuk om die patronen tussen mensen te herkennen. Ik heb ook geleerd dat veel energie in organisaties verloren gaat, doordat men eindeloos probeert om mensen met elkaar te laten samenwerken op een manier die niet past bij hun kristal. Misschien herken je één van de voorbeelden die ik hieronder noem.
Samenwerking tussen beleidsmakers en handhavers.
Als beleidsmedewerkers kristalliseren houden ze altijd bewegingsruimte over. De werkelijkheid is immers altijd genuanceerder. Uitzonderingen zijn nodig en de ruimte voor uitzonderingen wordt vaak al direct in een regeling ingebouwd. Hoe anders werkt het bij handhavers. Zij moeten uiteindelijk de keuze maken handhaaf ik of handhaaf ik niet. Hier gaat een zwart-wit beoordeling aan vooraf: is er sprake van een overtreding of niet. Nauwe samenwerking tussen beleidsmedewerkers en handhavers is daarom moeilijk in een vast patroon te krijgen. De beleidsmedewerker zal telkens ruimte over willen houden terwijl de handhaver meer duidelijkheid blijft vragen.
Samenwerking tussen medewerker sociale veiligheid en medewerker OOV
In het veiligheidsdomein blijkt de samenwerking vaak stroef tussen medewerkers sociale veiligheid en medewerkers Openbare Orde en Veiligheid (OOV). Als je dit in de praktijk tegenkomt, adviseer ik je eens te letten op het verschil in communicatie. Medewerkers sociale veiligheid delen hun kennis zo veel mogelijk. Alleen wat strikt vertrouwelijk is, wordt niet gedeeld. Medewerkers OOV delen hun kennis over strafrechtelijke casussen zo min mogelijk, tenzij het strikt noodzakelijk is. Vaak moeten deze mensen samen aan de slag in een casus. Dan is de openheid van de één waarschijnlijk zelfs aanleiding voor de ander om nog geslotener te worden. Iemand die allerlei informatie aan iedereen vertelt, vertrouw je immers geen geheime informatie toe.
Samenwerking tussen opdrachtgevers en projectleiders
Projectleiders worden geselecteerd op hun daadkracht. Daadkrachtige projectleiders komen daardoor nog wel eens over als drammers. In de relatie met hun opdrachtgever kan dat lastig zijn. Opdrachtgevers zijn in hun organisaties namelijk vaak opdrachtgever geworden omdat ze in staat zijn gebleken om alle belangen van de organisatie op een goede manier in balans te brengen. In balans brengen kost tijd en daarvoor moet je nu juist geduldig zijn. Geduldige opdrachtgevers komen echter bij daadkrachtige projectleiders weer over als besluiteloze types die niet weten wat ze willen. Als je moet samenwerken terwijl je zo over de ander denkt, wordt het niet eenvoudig!
Zodra je het ontstaan van een dergelijk patroon herkent, kan je het onderling bespreken. Het kan zijn dat de opdrachtgever dan nog steeds geen besluit neemt. Als daadkrachtig persoon hou je dan wel je frustratie, maar kan je ook begrijpen waarom je er anders inzit dan je opdrachtgever. Mij helpt het in ieder geval wel: ik kan dan accepteren dat ik ontevreden ben, terwijl mijn opdrachtgever tevreden is met de situatie.
Wat kan je hier nu mee in de aansturing van een omgevingsdienst?
In de samenwerking tussen opdrachtgevers en omgevingsdiensten ontstaan ook telkens van dit soort kristalpatronen. Opdrachtgevers willen bijvoorbeeld meer maatwerk, terwijl vanuit de omgevingsdienst geprobeerd wordt om de werkzaamheden zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Efficiëntie schuurt met effectiviteit. De verhouding tussen grote en kleine partners in de gemeenschappelijke regeling leidt ook vaak tot vergelijkbare kristalpatronen. Hoe je de patronen kan herkennen en hoe je deze kan overstijgen, kunnen we medewerkers in trainingen bijbrengen. Bij omgevingsdiensten spelen de patronen zich meestal af in een complex krachtenveld. Meerdere opdrachtgevers en eigenaren, klanten, vergunningaanvragers, etc. Het mooie is dat bij alle omgevingsdiensten vergelijkbare patronen ontstaan. We kunnen hierin dus goed van elkaar leren. Medewerkers van gemeenten, provincies en omgevingsdiensten kunnen zo leren voorkomen dat er ongewenste kristallen ontstaan en leren om vastgevroren verhoudingen weer vloeibaar te maken.
Edwin van Dieën
(
www.010projecten.nl
) is manager bij de gemeente Dordrecht en trainer op het gebied van opdrachtgeverschap.
Gerelateerde informatie:
Wil je meer weten over de cursus? Op 16 en 17 november organiseert Berghauser Pont Academy de training
Opdrachtgever- opdrachtnemer
weer in Utrecht. Meer info
hier
.
