Bloedirritant! Collega’s die vlak van tevoren afzeggen voor een overleg over het nieuwe omgevingsplan. Of collega’s die toezeggen een uurtje te komen, maar vervolgens helemaal niet komen opdagen. Of ‘druk, druk, druk’ zijn en zich niet of half voorbereiden. Je groepje voor het nieuwe omgevingsplan wordt steeds kleiner. De overblijvers zijn de échte diehards, de volhouders. Je herkent het vast wel.
Hoe ga je ermee om? Je had er zo’n zin in. Je hebt vast de neiging om die collega’s helemaal niet meer uit te nodigen of boos te worden. Of negeren, ze zoeken het maar uit! We kennen die gevoelens allemaal wel. Het helpt helaas niet. Wij mensen houden nu eenmaal niet van veranderingen. We voelen weerstand en het kost energie om iets nieuws te leren, zoals de opbouw van een nieuw omgevingsplan. Niet iedereen heeft daar zin in.
Tja, de weg naar het nieuwe omgevingsplan gaat nu eenmaal niet over rozen. Je moet er moeite voor doen en er gaat veel mis. Ja, ook faalangst komt om de hoek kijken, want wie wil er nou fouten maken? Zeker niet als je ook nog eens bekend staat bij je collega’s als de deskundige van de gemeente. Misschien een schrale troost, we hebben er allemaal wel eens last van.
Hoe krijg je je collega’s weer in beweging? In elke gemeente die we op weg helpen met het nieuwe omgevingsplan hoor ik deze verhalen en maken we het mee. Het is heel frustrerend. We zijn ook geen psychologen met een pasklaar antwoord, maar ik heb wel tips voor je, ontstaan uit onze eigen ervaringen:
Maak het klein: hak het ‘project omgevingsplan’ in kleine mootjes. Het ‘integraal’ moeten denken bij de Omgevingswet is nogal abstract. Wat is dat? Knip het project op in kleine onderwerpen met voorbeelden. Dus niet ‘geluid’ en ‘beleid’, daar wordt niemand enthousiast van. Aan de hand van een voorbeeld, zoals het vergunnen van een evenement binnen de gemeente, kan het onderdeel geluid ook besproken worden. Dat is al moeilijk genoeg! Maak het dus heel klein en heel praktisch. Splits dus geluid uit in kleine onderdelen, anders is het niet te doen.
Doe concrete voorstellen: heb je bijvoorbeeld de omgevingsdienst nodig over advies over geluid in het nieuwe omgevingsplan? Maak je vraag heel concreet. Gooi geen lappen tekst ter beoordeling over de schutting. Daar zit niemand op te wachten. Stel een concrete vraag met een voorbeeld.
Bewaak de grote lijnen: ga niet neuzelen over kleine details. Zo loop je vast. Bewaak de route die je volgt op hoofdlijnen, en stel af en toe bij. Keuzes en discussies over details volgen later.
Vraag niet om toestemming: om verder te kunnen is het soms nodig heel eigenwijs door te gaan, ondanks alle weerstand. Soms doe je werk dat eigenlijk die collega had moeten doen. Blijf niet in boosheid of teleurstelling hangen en ga door. Zo blijf je zelf gemotiveerd. Sta wel open voor kritiek van je collega’s, maar ga wel door. Focus op het einddoel.
Maak het leuk: het proces richting een nieuw omgevingsplan kan heel taai zijn. Of die ene collega die maar niet wil meewerken, je wil ze af en toe achter het behang plakken. Het kan soms zwaar voelen. Toch is het belangrijk om het elke bijeenkomst leuk te maken. Snoepjes, chocolaatjes, het kan van alles zijn. Humor tussendoor kan ook helpen.
Korte bijeenkomsten: in gemeentehuizen bestaat de gewoonte lange bijeenkomsten te plannen. Niet doen! Maximaal 2 uren. Dat is nog te doen. Hou er rekening mee dat iedere deelnemer dit naast al het andere werk moet doen. Ook de aandachtspanne is vrij kort. Het kost energie en moeite. Je kunt beter iets vaker organiseren dan te lang.
