Praktijkvoorbeeld: Regionaal verbeteren brieven Omgevingswet

Dit is gelukt door een slimme samenwerking tussen:

• de opdrachtgever en regionale aansturing vanuit het productmanagementteam van de regio IJsselland
  een projectleider
• de redactieraad, met vertegenwoordigers van 9 gemeentes (Deventer, Kampen, Olst-Wijhe, Ommen, Raalte, Staphorst, Steenwijkerland, Zwartewaterland, Zwolle), de Omgevingsdienst IJsselland en de Veiligheidsregio IJsselland
• het versimpelteam, met communicatieadviseurs uit verschillende gemeentes
• een jurist
• functioneel beheerders van het gezamenlijke zaaksysteem
• advies van de landelijke Direct Duidelijk Brigade en de VNG

Voorafgaand is uitgebreid stilgestaan bij een gezamenlijke visie en plan van aanpak, die de basis vormden voor de gezamenlijke regionale schrijfwijzer. Daarna is gewerkt met vaste cycli, waardoor er een strakke planning was. Door de korte lijnen konden de vraagstukken snel opgepakt worden. Dit zorgde voor veel positieve energie.

Het is gelukt naast de standaardbrieven voor de Omgevingswet ook de standaardbrieven voor de Wabo op dezelfde manier op te pakken. De Wabo-brieven worden nu gebruikt en met de overgang naar de Omgevingswet kan er snel overgestapt worden op de nieuwe brieven.

Ook voor Deventer was het een waardevol en leerzaam project:

• de samenwerking tussen de partners is door dit project nog meer verstevigd;
• door verschillende expertises mee te nemen in één proces, was het mogelijk alle verschillende aspecten van een goede brief in beeld te houden;
• door te werken met Teams en een centraal bord, is het project helemaal gerealiseerd zonder fysiek bij elkaar te komen;
• door de grote hoeveelheid brieven is geleerd om slim te werken. Er is zoveel mogelijk gaan werken met standaardblokken, zodat wijzigingen in één keer in alle brieven kunnen worden doorgevoerd.

Bij de start van dit project waren er nog geen standaardvoorbeelden beschikbaar. Deventer is als eerste regio zo voortvarend te werk gegaan en nu is er vanuit het hele land belangstelling.

Ons project is herbruikbaar op meerdere aspecten:

• Onze brieven staan als voorbeeld op de website van de VNG. Zo kunnen alle gemeentes en veiligheidsregio’s hier gebruik van maken. Meer dan 150 gemeentes hebben hiervoor al belangstelling getoond. Zo leren andere partijen van ons en ontvangen wij feedback van andere partijen, een win-winsituatie.
• Ook de presentatie waarin uitleg is gegeven over de totstandkoming van de brieven, staat op de website van de VNG. Zo kunnen andere gemeentes kennisnemen van het proces en van een aantal belangrijke afwegingen die we hebben gemaakt. Al deze kennis is te gebruiken door andere gemeentes bij de overstap naar de Omgevingswet, maar ook bij de overstap naar andere nieuwe wetten in andere domeinen.
• In de presentatie is ook te zien hoe we de brieven begrijpelijker hebben gemaakt en welke gedragskennis we hebben toegepast om lezers meer mee te nemen in de boodschap van de brief. Deze kennis is te gebruiken in alle gemeentelijke standaardbrieven, mailings en individuele brieven en e-mails.Dit praktijkvoorbeeld was een van de inzendingen voor de #GemeenteDelers 2022.