Bijlage behorende bij artikel 45 van de Kaderregeling subsidies duurzaamheid verkeer en waterstaat

1.1 Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel het geven van aanwijzingen omtrent de reikwijdte en de intensiteit van de controle aan de accountant, die is belast met de controle van de, door de subsidieontvanger, bij het Ministerie van Infrastructuur en Milieu (hierna te noemen IenM) in te dienen aanvraag om subsidievaststelling. De controle kan worden uitgevoerd door een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

1.2 Procedures

1.3 Wet- en regelgeving

Voor de controle van de rechtmatigheid volgens dit protocolis de volgende wet- en regelgeving (incl. eventuele wijzigingen) van toepassing:

• –

  Kaderregeling subsidies duurzaamheid verkeer en waterstaat en daarbinnen met name de artikelen 11 tot en met 24;

• –

  Het subsidieprogramma op basis waarvan de subsidie verleend is;

• –

  Eventuele specifieke subsidievoorwaarden volgens de beschikking tot subsidieverlening met directe financiële gevolgen voor de subsidieverantwoording;

2.1 Eisen voor de controleaanpak

De controle dient te voldoen aan de zogenaamde nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS), die daarvoor door het Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants (NIVRA) zijn vastgesteld. Zonder de in voorgaande alinea geformuleerde voorschriften in te perken zijn voor de controle van specifieke financiële verantwoordingen ten behoeve van de vaststelling van bijdragen vanuit het Ministerie van IenM met name de volgende voorgeschreven controlewerkzaamheden van toepassing: De accountant stelt een risicoanalyse op inzake het risico dat de specifieke financiële verantwoording een materiële fout bevat. Deze risicoanalyse wordt specifiek gemaakt voor deze controle; niet volstaan kan worden met een standaard analyse. In de risicoanalyse maakt de accountant zichtbaar welke (eventuele aanvullende) controles gericht op deze risico’s zullen worden uitgevoerd. De accountant ontwikkelt op grond van de risicoanalyse een controleplan waarin zijn vastgelegd: de aard, de tijdsfasering en de omvang van de controlewerkzaamheden die door leden van het opdrachtteam moeten worden uitgevoerd om toereikende controle-informatie te verkrijgen om het controlerisico tot een aanvaardbaar laag niveau te reduceren. In het controleplan worden de feitelijk gebruikte controletolerantie (in relatie tot de financiële verantwoording) in euro’s vastgelegd. Hierbij wordt de goedkeuringstolerantie (zie paragraaf 2.2) vertaald naar toegepaste controletolerantie, waarbij de goedkeuringstolerantie het maximum is. Bij de controle wordt vastgesteld of de in de financiële verantwoording opgenomen posten, met in achtneming van de gestelde marges (zie 2.2), rechtmatig (zie definitie 2.3) zijn besteed. De accountant controleert of de financiële verantwoording voldoet aan de daarvoor gestelde eisen in de onder 1.3 genoemde wet- en regelgeving. De accountant controleert de bij de aanvraag om subsidievaststelling verstrekte informatie op de volgende punten:

• −

  De juiste en volledige weergave van de door andere bestuursorganen of door de Commissie van de Europese Gemeenschappen verstrekte subsidies (en indien van toepassing bijdragen van andere derden) ter zake van de kosten van de gesubsidieerde activiteiten.

• −

  De juistheid van de verstrekte informatie over het al dan niet in aftrek kunnen brengen van de BTW.

• −

  De mededeling of de subsidieontvanger ten tijde van de beschikking tot subsidieverlening als een kleine of middelgrote onderneming moet worden aangemerkt in de zin van de bijlage 1 van de Verordening (EG) 800/2008 van de Commissie van 6 augustus 2008 waarbij bepaalde categorieën steun op grond van de artikelen 87 en 88 van het Verdrag met de gemeenschappelijke markt verenigbaar worden verklaard (Pb EU 2008, L 214).

• −

  De accountant kan bij zijn controle gebruik maken van controlewerkzaamheden die zijn uitgevoerd bij de controle van de jaarrekening. Een enkele verwijzing hiernaar is onvoldoende documentatie. In het controledossier voor de specifieke verklaring dienen deze werkzaamheden te worden beschreven evenals de belangrijkste relevante conclusies. Het controledossier voor de specifieke verklaring moet zelfstandig bruikbaar zijn. Dit betekent dat de relevante stukken in dat dossier zelf opgenomen moeten worden en dat de informatie uit het jaarrekeningdossier voor dit doel gekopieerd en indien nodig bewerkt moet worden. De accountant zorgt voor adequate controledocumentatie waaruit blijkt, dat de werkzaamheden conform het controleplan zijn uitgevoerd, wat de uitkomsten van de controle zijn alsmede dat deze zijn beoordeeld door de eindverantwoordelijke partner. Deze documentatie omvat in ieder geval stukken waaruit blijkt:

  • o

    dat de cijfermatige juistheid van de verantwoording is nagegaan;

  • o

    dat de verantwoording aansluit met de financiële administratie;

  • o

    welke de aard en de omvang is van verrichte deelwaarnemingen op in de verantwoording opgevoerde kosten;

  • o

    dat een cijferbeoordeling is uitgevoerd van de werkelijk verantwoorde kosten ten opzichte van de begrote kosten;

  • o

    dat de accountant heeft gecontroleerd of de Europese aanbestedingsrichtlijnen door de instelling – indien van toepassing

    Bedrijven/instellingen die in totaal voor meer dan 50% gesubsidieerd worden door aanbestedende diensten zijn daarmee zelf ook aanbestedende dienst geworden.

    – zijn nageleefd;

Omgaan met geconstateerde fouten en onzekerheden

Onderscheid moet gemaakt worden tussen materiële en niet-materiële fouten.

Materiële fouten, die niet worden gecorrigeerd, leiden tot een andere dan een goedkeurende strekking van de accountantsverklaring (cf. tabel par. 2.2).

Voor niet-materiële fouten, die bij de accountantscontrole blijken, is het uitgangspunt dat gevonden fouten in eerste instantie worden gecorrigeerd. Voor zover dat niet gebeurt, worden individuele fouten boven een belang van 0,1% van het absolute financieel belang (dus geen saldering van uitgaven en inkomsten) van de financiële verantwoording door de accountant in zijn bevindingen rapport gerapporteerd. Het ministerie van VenW beoordeelt in hoeverre deze fouten tot correcties leiden.

Opdracht

Wij hebben bijgevoegde en door ons gewaarmerkte aanvraag tot subsidievaststelling ingevolge het Subsidieprogramma ...........(naam subsidieprogramma) van ........... (naam entiteit) te ........... (statutaire vestigingsplaats) over de periode dd/mm/jj

Aanvangsdatum activiteiten

tot en met dd/mm/jj

Einddatum van het project waarvoor subsidie is verleend (zie hiervoor de beschikking tot subsidieverlening)

gecontroleerd. De aanvraag tot subsidievaststelling is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de entiteit

Afhankelijk van de aard van de entiteit te vervangen door een meer passende aanduiding zoals ‘het bestuur van de vennootschap’(BV/NV), ‘vereniging’, ‘stichting’ enz.

. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de declaratie te verstrekken.

Werkzaamheden

Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, en het controleprotocol voor subsidies waarop de Kaderregeling subsidies duurzaamheid verkeer en waterstaat van toepassing is. Dienovereenkomstig dienen wij onze controle zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de subsidiedeclaratie geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van relevante gegevens.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Oordeel

Naar ons oordeel geeft de aanvraag tot subsidievaststelling de financiële verantwoording ten bedrage van EUR.................

Het bedrag van de totale subsidiabele projectkosten waarover subsidie wordt aangevraagd conform het formulier ‘aanvraag tot subsidievaststelling’.

in alle van materieel belang zijnde aspecten juist en volledig weer, in overeenstemming met het controleprotocol van het Ministerie van IenM van toepassing op subsidieprogramma’s gepubliceerd onder de Kaderregeling subsidies duurzaamheid verkeer en waterstaat en de relevante wet- en regelgeving genoemd in dit controleprotocol.

Indien sprake is van een investeringssubsidie dient in het oordeel aangegeven worden dat de gesubsidieerde voorzieningen in Nederland in gebruik zijn genomen.

Overige aspecten- beperking in het gebruik (en verspreidingskring)

Deze paragraaf kan, vooruitlopend op de implementatie van ISA 800 (revised) optioneel worden toegepast.

De subsidiedeclaratie van ............... (naam entiteit) en onze verklaring daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor ............... (naam entiteit) ter verantwoording aan ............... (naam subsidiegever) en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

Plaats, datum

Naam accountantspraktijk

Naam externe accountant en ondertekening met die naam