Elke ambtenaar komt vroeg of laat voor de keuze te staan: snel handelen of alle bureaucratische regels naleven. Je wilt graag effectief zijn en inspelen op de behoeften van de samenleving, maar tegelijkertijd moet je rekening houden met de procedures en regels die zijn vastgesteld om transparantie en rechtvaardigheid te waarborgen. Dit kan een uitdagende en soms frustrerende ervaring zijn. Het is dan ook een delicate balans die je als beleidsmaker voortdurend moet bewaken.
Het dilemma wordt nog complexer als we kijken naar de verschillende rollen van de overheid (zie hoofdstuk 7). In sommige rollen, zoals die van de rechtmatige overheid, is er meer tolerantie voor bureaucratie, terwijl in andere rollen, zoals de responsieve en samenwerkende overheid, sneller actie vereist kan zijn.
Bureaucratie heeft een belangrijke waarde binnen de democratie. Het biedt structuur en zorgt ervoor dat beslissingen op een transparante en verantwoorde manier worden genomen. Bureaucratie helpt om willekeur te voorkomen en waarborgt gelijke behandeling. Dit is cruciaal voor het vertrouwen van inwoners in hun overheid. Bureaucratische regels zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat processen eerlijk verlopen en dat verantwoording kan worden afgelegd over genomen besluiten.
Tegelijkertijd moet je als ambtenaar je bewust zijn van de beperkingen die bureaucratie met zich meebrengt. Strikte regels kunnen leiden tot vertragingen en frustraties, zowel voor ambtenaren als voor betrokken inwoners of ondernemers. Dit vraagt om een kritische benadering: hoe kun je binnen de kaders van bureaucratie toch snel en effectief handelen? Het is belangrijk om te begrijpen dat bureaucratie niet alleen een verzameling regels is, maar ook een manier om de macht van ambtenaren te remmen. Dit voorkomt dat individuele ambtenaren ondoordachte of ondemocratische beslissingen nemen die schadelijk kunnen zijn voor de gemeenschap.
Voorbeeld: snel is soms onzorgvuldig
De COVID-19-pandemie heeft laten zien wat er gebeurt als er snel beslissingen moeten worden genomen. Op stel en sprong moesten allerlei structuren worden opgezet: van inkomensondersteuning tot strepen op de weg, zodat we afstand van elkaar konden bewaren. Veel van die versnelde beslissingen zouden in andere tijden als onzorgvuldig worden gezien, maar nu moest er vlot gehandeld worden. Hierdoor heeft de overheid veel mensen snel kunnen helpen, maar heeft tegelijkertijd Sywert van Lienden ook zijn mondkapjesdeal kunnen sluiten…
Denk bijvoorbeeld aan initiatiefnemers die een goed idee hebben, maar niet binnen de subsidiekaders passen. Of een politiek uitgangspunt dat is gekozen, maar dat wringt met een specifieke casus. De brievenstroom die we als gemeente produceren bij aanvragen is ook een goed voorbeeld. Van ‘we hebben uw aanvraag in behandeling genomen’ naar ‘we hebben nog zes weken extra nodig’ tot ‘uw aanvraag is beoordeeld’ voelt soms als overbodig papierwerk als we ondertussen gewoon goed contact hebben met de aanvrager. Toch is deze bureaucratie essentieel als het mis gaat in de relatie tussen de aanvrager en de gemeente: deze brieven zijn de (juridische) basis waarop de aanvrager de gemeente in gebreke kan stellen of bezwaar kan maken en waarmee de gemeente zich kan verdedigen. Het is gemakkelijk de bureaucratie af te doen als alleen maar lastig. Tegelijkertijd betekent dat gelukkig niet dat je als beleidsmaker geen mogelijkheden hebt effectief om te gaan met de spanning tussen snel handelen en het naleven van bureaucratische regels.
Flexibel zijn
Als ambtenaar ben je niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van beleid, maar ook voor het bewaken van onze democratische waarden. Een belangrijke mogelijkheid die je hebt, is het toepassen van flexibiliteit in procedures. Hoewel bureaucratische regels er zijn om processen te structureren en transparantie te waarborgen, bieden ze vaak ruimte voor interpretatie en aanpassing. Dit betekent dat je in bepaalde gevallen kunt afwijken van standaardprocedures, zolang dit goed onderbouwd is en binnen de wettelijke kaders blijft. Dit heet discretionaire bevoegdheid.
Discretionaire bevoegdheid
Deze bevoegdheid geeft een bestuursorgaan of ambtenaar de vrijheid om binnen wettelijke kaders naar eigen inzicht besluiten te nemen. Deze bevoegdheid wordt vaak bewust door de wetgever toegekend, zodat maatwerk mogelijk is in specifieke situaties. Het gebruik van discretionaire bevoegdheid is echter niet onbeperkt. Ambtenaren moeten handelen binnen de grenzen van de wet en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals zorgvuldigheid, evenredigheid en het verbod op willekeur. Daarnaast vereist het specialiteitsbeginsel dat beslissingen uitsluitend worden genomen in lijn met het doel van de betreffende wet.
Het vraagt ervaring en reflectie op je eigen rol om mogelijkheden te herkennen en te benutten wanneer de situatie daarom vraagt. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je een versnelde procedure toepast in een urgente situatie, mits je dit goed kunt verantwoorden. Het is altijd een goed idee om dit te bespreken met een juridisch adviseur of een ervaren collega.
Samenwerken
Interne samenwerking ook een krachtig middel. Door actief samen te werken met collega’s van andere afdelingen of teams, kun je kennis en ervaring delen. Dat leidt tot snellere oplossingen, zonder vast te lopen in bureaucratische processen. Het creëren van een netwerk binnen de organisatie helpt onnodige obstakels te vermijden.
Tip
Bepaal voor jezelf wie de ‘poortwachters’ zijn in jouw gemeente. Het is altijd handig de griffier of de voor jouw beleidsveld relevante griffiemedewerker te kennen. Vaak is er ook iemand in een secretaris- of bestuursondersteunende rol die bepaalt of jouw voorstellen worden toegevoegd aan de collegeagenda. En welke financieel adviseur kan zoeken naar ruimte in de budgetten? Interne netwerken bouwen is belangrijk, dus investeer daarin in je eerste jaar. Dat begint overigens al bij de koffieautomaat.
Proactief communiceren
Proactieve communicatie speelt ook een cruciale rol in het omgaan met bureaucratische regels. Het is belangrijk open communicatielijnen te onderhouden met je opdrachtgevers en stakeholders. Door regelmatig afstemming te zoeken, kun je verwachtingen managen en tijdig signaleren wanneer er knelpunten dreigen te ontstaan. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit. Dat is essentieel voor een succesvolle samenwerking. In hoofdstuk 1 las je al over besluitvormingsprocessen. Partners die niet voor gemeenten werken, hebben vaak geen idee welke hordes jij allemaal moet nemen. Maak ze daarvan zeker deelgenoot, zodat ze jouw leefwereld leren begrijpen. Misschien kun je dit boek een keer aan ze lenen?
Reflecteren
Zorg tenslotte voor reflectie. Stel jezelf de vraag op welke momenten je vanuit algemeen belang wat steviger moet doordrukken en wanneer je juist moet vertragen en de reguliere besluitvormingsprocessen volgen. Wanneer je tegen het dilemma aanloopt van snel handelen versus bureaucratische regels, is het goed om dit openlijk te bespreken met collega-beleidsmakers. Mijn ervaring is dat een open gesprek hierover soms ook de noodzaak in een context plaatst, waardoor ik minder frustratie ervaar. Blijf je gefrustreerd? Maak van je hart geen moordkuil. Ook daar kan dat gesprekje bij de koffieautomaat je ongetwijfeld bij helpen.
Meteen aan de slag met het vinden van jouw poortwachters? Zie deel 4.
