Als beleidsmaker kun je verschil maken in de samenleving. Veel startende beleidsmakers vinden daarom veel werkplezier in inspiratie die zij opdoen voor hun beleidsveld en de kansen die ze zien om de wereld een beetje mooier te maken. Veranderingen gaan echter niet zomaar en dat kan frustrerend zijn. Om je te helpen begrijpen op welke zaken je invloed hebt en over welke zaken je je zorgen maakt, gebruiken we de Cirkel van Invloed en Betrokkenheid.
Je gaat enthousiast van start als beleidsmaker en komt er vrij snel achter dat je werkt in een systeem met verschillende belangen, trage processen en een complexe organisatie. Het gaat niet snel genoeg en het gaat niet makkelijk genoeg. Dat is een valkuil voor iedere beginnende ambtenaar. Onderscheid maken tussen je Cirkels van Invloed en Betrokkenheid kan daarbij behulpzaam zijn.
De Cirkel van Invloed en Betrokkenheid is een theorie van de Amerikaanse bedrijfskundige Stephen Covey. Het helpt je begrijpen waar je invloed op hebt en waar je je zorgen over maakt.
De binnenste cirkel is de Cirkel van Invloed en omvat alle zaken waar je directe controle over hebt, zoals je eigen gedrag, gedachten, keuzes en reacties. In je functie als beleidsmaker horen daar ook bij de adviezen die al dan niet worden gegeven. Binnen deze cirkel kun je actief handelen en veranderingen teweegbrengen, ofwel proactief zijn en je effectiviteit vergroten.
De Cirkel van Betrokkenheid omringt de Cirkel van Invloed en bevat zaken waar je emotioneel bij betrokken bent, maar waarover je geen directe controle hebt. Hierbij kun je denken aan wereldgebeurtenissen, het gedrag van anderen of economische omstandigheden zijn. Hoewel je hier geen invloed op hebt, kunnen deze zaken wel impact hebben op je gemoedstoestand.
Als beleidsmaker moet je goed je Cirkel van Invloed en je Cirkel van Betrokkenheid van elkaar onderscheiden, anders is het werk frustrerend en word je ineffectief (zie ook het kader). Hieronder lees je hoe je dat doet.
Cirkel van Invloed van Stephen Covey
Herken je cirkel van betrokkenheid
Je herkent waarschijnlijk dat je in de cirkel van betrokkenheid bent beland, omdat je boos, gefrustreerd of moe bent. De cirkel van betrokkenheid is vermoeiend. Enkele aanwijzingen dat je in deze cirkel bent beland:
Je richt je vooral op factoren zoals landelijke wetgeving, politieke druk of maatschappelijke trends die buiten jouw directe controle liggen. Bijvoorbeeld: ‘De landelijke overheid moet eerst meer geld vrijmaken voordat we iets kunnen doen.’
Je voelt je verlamd door de vele belangen en tegenstrijdige eisen (bijvoorbeeld tussen politiek, professionalisme en prestatie) en je denkt: ‘Ik kan dit toch nooit allemaal oplossen.’
Je hebt een reactieve houding en reageert vooral op wat anderen (zoals het college, burgers of externe stakeholders) van je vragen, zonder zelf proactief te sturen op wat binnen jouw mogelijkheden ligt.
Je ergert je aan politieke prioriteiten die niet stroken met jouw professionele visie, maar voelt je machteloos om hier iets aan te veranderen.
Je blijft hangen in grote ambities (‘We willen armoede volledig uitbannen’) zonder ze te vertalen naar haalbare stappen waar jij invloed op hebt.
Voorbeeld: wel of geen invloed?
Een collega van mij was als ecoloog bij een gemeente gaan werken, omdat ze vond dat we beter voor dieren, waterkwaliteit en biodiversiteit moesten zorgen. Ze was voorstander van een groene, duurzame gemeente en hoopte hierin verschil te kunnen maken. Ecologische belangen kwamen in de gemeente echter niet op de eerste plaats, mede door de vele andere disciplines, zoals woningbouw, verkeer, economie en erfgoed. Ze kon dus niet (meteen) bereiken wat ze wilde.
Mijn collega werd hierover regelmatig benaderd door lokale belangengroepen en bezorgde inwoners, die allemaal voor dezelfde belangen opkwamen als zij. Op een gegeven moment begon ze er tegenop te zien haar medestanders te woord te staan, omdat ze zich machteloos voelde. Ook zij wilde actie en dat lukte niet. We raakten in gesprek en ze vertelde me dat ze van plan was de handdoek in de ring te gooien. Samen spraken we over haar positie en ik vroeg haar of ze bij de gemeente verschil maakte. Ze antwoordde volmondig ‘ja!’. Ze vond dat de keuzes die de gemeente maakte zonder haar adviezen nog veel schadelijker zouden zijn. Met andere woorden: hiermee legde ze de basis voor het verkennen van haar Cirkel van Invloed: het verschil dat ze kon maken als ecoloog.
Als je dit bij jezelf herkent, is het belangrijk om te onderzoeken hoe je kunt verschuiven naar de Cirkel van Invloed. Dit betekent dat je je energie richt op concrete acties en stappen die binnen jouw bereik liggen, zoals het betrekken van lokale stakeholders of het ontwikkelen van haalbare deeloplossingen. Zo vergroot je niet alleen jouw effectiviteit, maar ook jouw impact als beleidsmaker. Hieronder geef ik je handvatten om van de cirkel van betrokkenheid naar de Cirkel van Invloed te komen.
Merk je dat je in de cirkel van betrokkenheid belandt? Geen zorgen, dat betekent dat je betrokken bent bij je werk en de belangen van de mensen voor wie je werkt. Maar effectief is het niet. Daarom geef ik je hieronder zes manieren waarop je kunt terugkomen in je Cirkel van Invloed en een effectieve ambtenaar kunt zijn.
Stap 1: Begin met het bepalen van je eigen Cirkel van Invloed. Maak een lijst van taken, projecten en verantwoordelijkheden die onder jouw controle vallen. Dit helpt om helderheid te krijgen over waar je jouw tijd en energie het beste kunt inzetten.
Buitenspelen
Een complex probleem waar gemeenten invloed op hebben, is dat steeds minder kinderen buitenspelen. Als beleidsmedewerker Spelen heb je een grote opgave, maar je hebt niet alles in de hand. Hieronder zie je een voorbeeld van de cirkel van betrokkenheid en Cirkel van Invloed van een beleidsmedewerker Spelen.
Cirkel van Betrokkenheid
(Waar je als beleidsmaker bij betrokken bent, maar geen of weinig directe invloed op hebt)
Weersomstandigheden (regen, kou, hitte)
Opvoedstijl en prioriteiten van ouders
Landelijke trends in schermgebruik en digitalisering
Beschikbare rijksbudgetten voor jeugdbeleid
Woningbouw en ruimtegebruik door projectontwikkelaars
Veiligheidsgevoel van ouders en buurtbewoners
Keuzes van scholen over speelbeleid en pauzetijden
Culturele opvattingen over buitenspelen
Besluiten van de gemeenteraad over grote investeringen
Cirkel van Invloed
(Waar je als beleidsmaker wél invloed op hebt)
Initiëren en coördineren van projecten voor meer speelplekken
Opstellen van beleid voor kindvriendelijke openbare ruimten
Adviseren van het college over prioriteiten in jeugdbeleid
Samenwerken met wijkteams, scholen en sportverenigingen
Signaleren van knelpunten en kansen in de openbare ruimte
Aandragen van alternatieven en scenario’s bij besluitvorming
Opstellen van subsidievoorstellen voor buurtinitiatieven
Monitoren en evalueren van het gebruik van speelplekken
Stap 2: Stel prioriteiten. Niet alle taken binnen jouw Cirkel van Invloed zijn even belangrijk. Gebruik methoden zoals de Eisenhower-matrix om prioriteiten te stellen (zie hoofdstuk 5). Focus op wat urgent en belangrijk is, maar vergeet ook niet de belangrijke maar niet-urgente taken die bijdragen aan langetermijndoelen.
Stap 3: Investeer in je relaties. Invloed uitoefenen doe je via de formele weg, met een goed onderbouwd advies, maar ook via relaties. Investeer in het opbouwen van sterke relaties met collega’s, stakeholders en andere betrokken partijen. Een goed netwerk helpt bij het sneller krijgen van informatie, steun te krijgen voor jouw ideeën en samenwerkingen aan te gaan die waardevol zijn voor jouw beleid. Door jouw politieke sensitiviteit te ontwikkelen (zie hoofdstuk 1) wordt je Cirkel van Invloed groter.
Stap 4: Denk aan je timing. Wees op tijd. Het liefst ben je (politieke) controverse voor, zodat je alle oplossingsrichtingen nog kunt verkennen. Er zijn verschillende cycli in de politiek-bestuurlijke context die kansen creëren. Een van die cycli zijn de vierjaarlijkse verkiezingen. De dynamiek in de eerste twee jaar is vaak anders binnen het college dan de laatste twee jaar, waarin de verkiezingen dichterbij komen. In een jaar kennen we de planning-en-controlcyclus die al dan niet ruimte biedt om nieuwe plannen te presenteren (zie hoofdstuk 3). Door deze processen goed te kennen, kun je je mogelijkheden om invloed uit te oefenen beter zien.
Stap 5: Benoem problemen, maar richt je meteen op oplossingen. Neem het initiatief als je aanvoelt dat iets de verkeerde kant op gaat. Dit kan betekenen dat je vroegtijdig gesprekken aangaat met stakeholders, proactief informatie verzamelt of plannen maakt voor mogelijke obstakels. In plaats van alleen problemen te benoemen, richt je je op mogelijke oplossingen. Dit kan helpen constructieve gesprekken aan te gaan met collega’s en leidinggevenden, waardoor er ruimte ontstaat voor innovatie en verbetering. Zorg ervoor dat jouw boodschap duidelijk is en pas deze aan op de behoeften van jouw publiek. Het helpt als je kunt overbrengen hoe de oplossingen of kansen die jij ziet bijdragen aan de problemen of kansen die een collega of opdrachtgever heeft.
Stap 6: Zorg goed voor jezelf. Beleid maken is een marathon, geen sprint. Zorg ervoor dat je voldoende tijd neemt voor ontspanning, hobby’s en sociale contacten buiten het werk om burn-out of frustratie te voorkomen. Met een beetje afstand en duidelijkheid over haar rol zag ik dat de ecoloog uit het kader in gesprekken met concrete oplossingen kwam en ecologische en andere doelen met elkaar kon verbinden. Ze veranderde van de gefrustreerde collega die problemen aandraagt in een collega die je helpt de gemeente nog mooier te maken. Die flow gun ik elke beleidsmaker. En elke gemeente gun ik zulke beleidsmakers.
Meteen met dit hoofdstuk aan de slag? Zie deel 4 voor je eigen Cirkel van Invloed.
