Actieve openbaarmaking bij de gemeenten Rotterdam en Zoetermeer

In deze aflevering van de GRIP-podcast staat dus de wereld van de overheid en Transparantie centraal en dan in het bijzonder die van de gemeente Rotterdam en Zoetermeer. Gedoken wordt in de Wet Open Overheid, de initiatieven van Rotterdam Transparanten hoe de gemeente Zoetermeer met de wet open overheid omgaat. Brigit de Klerk, programmamanager Rotterdam Transparant en Olga de Groot, projectmanager Woo bij de gemeente Zoetermeer vertellen erover. 

Transcript van  https://soundcloud.com/user-100665264/grip-op-informatie-actieve-openbaarmaking-bij-de-gemeenten-rotterdam-en-zoetermeer

Tune

Grip op informatie, een podcast van VNG met Desiree Groeneveld.

Desiree Groeneveld: Sinds 1 november 2024 moeten de eerste informatiecategorieën van de wet open overheid verplicht openbaar gemaakt worden. Voor gemeenten gaat het dan om informatie over de organisatie, de werkwijze, waaronder de taken en bevoegdheden, en de bereikbaarheid van het bestuursorgaan en haar organisatieonderdelen. 

Het idee is dat burgers beter geïnformeerd worden en zijn en meer betrokken kunnen zijn bij de democratie. Maar hoe gaat dit in de praktijk? Ik praat hierover met mijn gasten van vandaag: Brigit de Klerk, programmamanager Rotterdam Transparant en Olga de Groot, projectmanager Woo bij de gemeente Zoetermeer.

Welkom! 

In deze aflevering van de GRIP-podcast staat de wereld van de overheid en Transparantie centraal, en dan in het bijzonder die van de gemeente Rotterdam en Zoetermeer. We duiken in de Wet Open Overheid, de initiatieven van Rotterdam Transparant... en hoe de gemeente Zoetermeer met de wet open overheid omgaat. Ik noemde het al aan het begin van de podcast... namelijk dat sinds 1 november de eerste informatiecategorieën openbaar gemaakt moeten zijn. Dat klinkt natuurlijk heel eenvoudig, maar hier zijn, lijkt mij, veel voorbereidingen aan vooraf gegaan. En jullie zijn nog niet klaar, want dit is eigenlijk pas het begin. 

Olga en Brigit , hoe zijn jullie met deze wet, met deze verplichting omgegaan? Dan denk ik bijvoorbeeld aan woorden als focus, strategie, doelgroepen binnen de gemeente. Wie kan ik als eerst het woord geven? Brigit?

Brigit de Klerk: Ja, nou ik ben in september 2021 begonnen bij de gemeente Rotterdam en toen lag er ook al een impact analyse. Maar het werd al heel snel 1 mei 2022 en toen moesten er natuurlijk al wel een aantal dingen geregeld zijn waaronder de Woo-contactpersoon. Dat zijn we gaan organiseren, we zijn erbij aangesloten bij het bestaande proces van publieksvragen. Er is een programmateam opgestart en het programmateam werkt naast het Woo-team wat de gemeente Rotterdam heeft dus dat is niet hetzelfde. Dat is soms wel eens wat verwarrend voor de buitenstaander maar de een is echt gericht op de actieve openbaarmaking en de ander op de passieve. En we zijn gaan kijken hoe we bewustwording, want dat is denk ik wat het meeste tijd gaat kosten, hoe we dat zouden gaan aanpakken. En daar zijn we bij de verschillende clusters langsgegaan. Wat is jullie cultuur? Wat past daar het beste bij qua bewustwording? Daar zijn we zeg maar, of daar ben ik toen in 2021 mee begonnen en daar zijn we nog steeds mee bezig.

Desiree Groeneveld: Mooie aanvliegroute. En Olga, hoe is de gemeente Zoetermeer hiermee omgegaan?

Olga de Groot: Anderhalf jaar geleden ben ik bij gemeente Zoetermeer begonnen als projectleider Woo. Ik heb toen ook een project overgenomen van een andere projectleider die er in 2022 al mee gestart was.

 En die zich vooral heeft gericht op de overgang van de WOB-verzoeken naar de Woo-verzoeken. En vervolgens zou het actief openbaar maken gedeelte nog opgepakt moeten worden. We zijn gestart met het opstellen van een impactanalyse voor de Woo zelf als wet voor de organisatie... en nog niet voor de afzonderlijke categorieën. En aan de hand daarvan hebben we ook een ambitieniveau laten vaststellen... door het directieteam van gemeente Zoetermeer. En was het advies ambitieniveau medium. En dat betekent dat we de wettelijke verplichting voor het openbaar maken niet afwachten... maar dat we wel alvast starten met openbaar maken waar het kan. En dat heeft enerzijds te maken met de visie op transparantie van de organisatie. Zoetermeer wil graag transparant zijn, wil graag de burger van informatie bedienen en doet daar ook al veel in. Je ziet ook bij de eerste tranche dat er al aardig wat informatie openbaar werd gemaakt.

Desiree Groeneveld: Kun je een voorbeeld noemen van wat er al openbaar gemaakt is? Dat je voor de eerste tranche openbaar moet maken?

Olga de Groot: De Bestuursstukken en de raadstukken, dat zijn twee belangrijke categorieën. Er is al eerder een keuze gemaakt voor een raadsinformatiesysteem waarmee we vanuit de organisatie zelf iets voor een deel geautomatiseerd ook openbaar maken. Wat we wel hebben gedaan vanuit het project is kijken of het wel Woo-proof is, of het voldoet aan de eisen van de Woo. Dus maken we de juiste documenttype openbaar, houden we de termijn ook in de gaten, klopt het ook met de Woo en ook wat aanvullende afspraken hebben gemaakt en nu hebben we dat afgevinkt als het ware.

Desiree Groeneveld: Nou heel erg mooi. Jullie zijn natuurlijk nu, al een tijdje bezig, wat was in het begin de kernboodschap van jouw programma en van jouw project? Brigit.

Brigit de Klerk: Ja toch wel het bewust worden van medewerkers dat informatie in principe openbaar is, daar waar het bij de WOB nog besloten informatie was en op verzoek openbaar wordt gemaakt, is bij de Woo natuurlijk alle informatie in principe openbaar en is het onze opdracht om daar op een verantwoorde wijze mee om te gaan. En dat kun je het best op het moment dat je een document maakt er al rekening mee houden dat het openbaar wordt gemaakt of alsnog kan worden opgevraagd. En dat vraagt wel wat van je medewerkers.

Desiree Groeneveld: Dat ze bewust worden van dat er openbaar gemaakt moet worden.

Brigit de Klerk: Ja, en ook dus welke verantwoordelijkheid dat meebracht en dat leidt ook wel een beetje tot wat terughoudendheid in van A is mijn informatie wel interessant genoeg om openbaar te worden of B breng ik mijn bestuurder hiermee niet in verlegenheid en wat als informatie openbaar wordt of is terwijl we dat helemaal niet willen. Hoe gaan we daar dan mee om? En dat vraagt van boven, van de top van de organisatie... tot onderin de organisatie een bewustwording. Van daar heeft iedereen zijn rol in. Als bestuurder moet je daar achter staan. Als directeur moet je je medewerker steunen, wat als het een keer misgaat... en als medewerker moet je het lef hebben om informatie openbaar te maken.

Desiree Groeneveld: Het lijkt me best wel een flinke klus om dat te doorbreken.

Brigit de Klerk: Ja, en dat doorbreek je door het te gaan doen. En in aansluiting op wat Olga zegt over dat meer informatie openbaar maken dan wettelijk gevraagd wordt, dat is ook de methode om het in de organisatie aantrekkelijk te maken voor de collega's. Dus informatie die bij projecten speelt, waar het project ook echt bij gebaat is om die informatie al openbaar te maken. Nou, dat staat in geen enkele categorie, maar dan maak je het wel aantrekkelijk voor de collega's zelf ook mee. En dat is zeg maar, in Rotterdam geldt de ambitieniveau basis, maar het is eigenlijk ook basis plus.

Desiree Groeneveld: En waar staat dat voor?

Brigit de Klerk: Die plus staat dan, dus de basis is die elf categorieën. En de plus is echt, nou waar hebben wij als organisatie behoefte aan om die informatie openbaar te maken? Waar helpt het ons? En eigenlijk is dat natuurlijk op welke informatie zit de inwoner nou echt te wachten? En dat is toch informatie over projecten die ergens spelen, over voorgenomen ontwikkelingen. Dus daar heb je een win-winsituatie.

Desiree Groeneveld: Helder. Olga, aan jou dezelfde vraag.

Olga de Groot: Ja, sluit ik me ook bij aan vooral bewustwording. Proberen ook wat meer te vertellen over behoeften van de burger. Dus ten eerste heeft de burger recht op informatie. Want we zijn er voor de burger als overheidsorganisaties. En daarnaast dat het ook heel fijn is dat er steeds meer interesse is in hoe onze organisaties werken, de publieke organisaties. En dat het logisch is dat de burgers graag willen weten, of het nou burgers zijn of journalisten of welke partij dan ook, dat die graag willen weten hoe besluiten genomen worden binnen een organisatie. Want voor veel mensen is zo'n publieke organisatie echt een black box. Maar het biedt ook de kansen, want we kijken weer naar onze processen, we kijken weer naar informatiebeheer en hoe we dat beter kunnen doen. En dat heeft op lange termijn natuurlijk heel veel voordelen voor de organisatie.

Desiree Groeneveld: En zijn de collega's daar nu van doordrongen? Dat het inderdaad ook kansen biedt?

Olga de Groot: Voor een deel, voor een deel.

Desiree Groeneveld: Vertel.

Olga de Groot: We zijn aan het begin van het project, hebben er bewust voor gekozen om wat minder te communiceren over het project en over de Woo. Alleen heel algemeen af en toe een infographic op intranet met dat is Woo, Woo is passief en actief openbaar maken. Wat meer over het passief openbaar maken natuurlijk. Het is een grote organisatie, het raakt aardig wat medewerkers.

Désirée Groeneveld: Brigit, Rotterdam transparant is dat een platform of wat is dat precies? Een programma? 

Brigit de Klerk: Het is een programma; het is nou een programma is zeg maar een hulpmiddel in de organisatie om bepaalde doelen te bereiken. We doen dat aan de hand  van vier programmalijnen, vier projecten. Eén is gericht op beleid en organisatie, dus nu vooral welke informatiecategorieën zijn er, hoe heeft het Rijk ze bepaald en wat is de vertaling naar Rotterdam. We hebben een programmalijn processen die inzichtelijk maakt welke processen hebben een Woo publicatieelement, hoe ziet het publicatieproces eruit. We hebben een programmalijn medewerkers en leidinggevenden, dus vooral weer over die bewustwording, houding en gedrag, dus echt de zachte kant van het programma, van de verandering. En we hebben een programmalijn techniek, hoe we aan gaan sluiten op het platform. Dat is het programma Rotterdam Transparant.

Desiree Groeneveld: En per onderdeel, dus per organisatiebeleid, onderwerp medewerkers, er zijn allemaal verschillende projectleiders op?

Brigit de Klerk: Dat zijn vier projectleiders en we hebben ervoor gekozen om niet al te groot te worden, dus het zijn niet dat daar nog hele projectteams onder hangen, maar we hebben ervoor gekozen om vanuit de clusters verbindingsteams te organiseren. Dat zijn vertegenwoordigers vanuit die clusters, dus bij stadsontwikkeling, bij werk en inkomen. Die collega's kennen de clusters het beste, die weten wat er speelt, wat de mores is. En daar sluiten wij op aan vanuit het programma met het team medewerkers en leidinggevenden en halen op waar de behoefte is en brengen daar ook de ontwikkeling, de nieuwigheden vanuit het programma. Dus dat zijn de schakelpunten in het veld.

Desiree Groeneveld: Klinkt wel, het lijkt me een groot programma, een grote organisatie, van een groot onderwerp natuurlijk. Ik kan me voorstellen dat dat zo zijn uitdagingen met zich meebrengt, maar misschien hebben jullie ook al wat successen gehaald of behaald?

Brigit de Klerk: Nou, ik vind de successen vooral ook weer liggen daar, bij de clusters waar men over is gegaan tot openbaarmaking, of een kleiner stapje openbaar proof maken van informatie dus nog niet echt openbaar... Dat vind een groot succes

Desiree Groeneveld: De uitdagingen en de successen hebben die misschien geleid tot het aanpassen van jullie aanpak of is dat gewoon recht zo die gaat?

Brigit de Klerk: Ja, we komen nu wel tot het besef: we hebben nu vanaf 2022 twee jaar in de voorbereiding gezeten. Er werd steeds gezegd van het moment is daar als de eerste tranche live gaat. Dat is nu zover. We weten ook wanneer de volgende set aan informatiecategorieën openbaar moet worden gemaakt. Dat zijn dan best wel weer wat ingewikkelder zoals de adviezen, jaarplannen, jaarverslagen. Dus dan komt het ineens dichtbij. De vrijblijvendheid, de afwachtendheid is er nu van af. We gaan nu echt zeggen van jongens – cluster, organisatie: welk proces hebben jullie, waar zit het publicatie element, dan gaan we nu kijken welke documenten hangen daaraan vast zodat we daadwerkelijk openbaar kunnen maken.

Desiree Groeneveld: Dus het heeft ook een cultuurverandering met zich mee gebracht?

Brigit de Klerk: Nou meer een strategieverandering van daar waar we nog in de voorbereidende sfeer zitten en zorgen voor dat je je informatie goed en veilig opslaat, gaan we nu over naar de daadwerkelijke implementatie.

Desiree Groeneveld: En de gemeente Zoetermeer, wat was de aanpak van de gemeente Zoetermeer Olga?

Olga de Groot: Ik denk dat de belangrijkste strategie voor onze aanpak was per categorie kijken waar hebben we het over en ook proberen om niet te veel vooruit te plannen en vast te leggen, maar vooral dingen doen. Dat kan per categorie anders zijn, want een aanpak voor bijvoorbeeld categorie beschikkingen, zal heel erg verschillen van een aanpak voor categorie organisatiegegevens. Het gaat goed, we zitten nu op eind november als ons proces Woo-verzoek afhandelen en actief openbaar maken live is, dan zitten we op zeven categorieën en hopelijk medio volgend jaar negen categorieën rond. Dus het gaat goed. Maar goed, de basis was ook wel heel erg goed.

Desiree Groeneveld: Dat klinkt heel erg goed. Je had het net over communicatie. Dus eerst beperkte communicatie, daarna een soort van communicatie aanval. Wat moet ik me daarbij voorstellen? Een bom, communicatiebom?

Olga de Groot: Ja, een guerrilla aanval. Ja, we hebben in het begin qua communicatie weinig gecommuniceerd.

Desiree Groeneveld: Dat is die infographic waar je het over had net...

Olga de Groot: Ja precies, af en toe een update van we maken dit en dit openbaar en dan wordt er doorheen gescrold en dan zijn er drie likes en dan denk ik nou goed, dan hebben er toch drie mensen gereageerd. En we hebben er ook voor gekozen op het moment dat de Woo meer medewerkers en hun werkzaamheden raakt, echt direct raakt, dat we dan ook steeds meer gaan communiceren erover. Dat zagen we ook bij het openbaar maken van bijvoorbeeld categorie onderzoeken enzovoort. Dus daar steeds meer over communiceren.

Desiree Groeneveld: Organiseer je dan bijeenkomsten of is dat een mail of hoe moet ik me dat voorstellen?

Olga de Groot: Ja, verschillend. We hebben verschillende doelgroepen. Zo hebben we bijvoorbeeld doelgroep leidinggevende. Dat is bij ons het MT en ook MT Breed. En MT Breed zijn ook andere leidinggevenden naast MT. Zij hebben bijvoorbeeld ook eigen groep op intranet. Dus dan is een boodschap op intranet voor die groepen net wat anders dan bijvoorbeeld voor iedereen binnen de organisatie. We doen veel via interanet. We gebruiken narrowcasting. Dat werkt goed.

Desiree Groeneveld: Wat is narrowcasting?

Olga de Groot: Schermen bij de koffiehoekjes. Met korte boodschappen. Dus het zijn vaak maar zes woorden met een heel groot plaatje erbij.

Desiree Groeneveld: Wees je bewust van de Woo? Of wees je bewust van actief openbaar maken, dat soort teksten?

Olga de Groot: Wat concreter?

Desiree Groeneveld: Of nog korter?

Olga de Groot: Ja, heel kort. Ja, mand.

Brigit de Klerk: Mand.

Olga de Groot: Zo hebben we bijvoorbeeld nieuwe sjablonen toegevoegd aan het zaaksysteem. En dan is narrowcasting echt perfect, voor dat soort communicatiemomenten. Dan staat er gebruik, sjabloon, besluit in het zaaksysteem met Woo in koeienletters erbij dus intranet, e-mails, nieuwsbrieven... ik sluit ook wel eens bij afdelingsoverleggen aan om het een en ander te vertellen over hoe en wat.

Desiree Groeneveld: Word je dan met open armen ontvangen?

Olga de Groot: Ja zeker

Desiree Groeneveld: Dat klinkt goed

Olga de Groot: Wat ik ook heel fijn vind, dat merk ik zowel bij die overleggen als bijvoorbeeld bij de MT sessies, is dat heel veel vragen zijn, ook kritische vragen. En dan zou je denken, nou waarom ben je nou blij met kritische vragen?

Desiree Groeneveld: Alleen maar goed kritische vragen.

Olga de Groot: Het leeft wel. Je merkt ook dat hoe meer we erover vertellen en ook vertellen van let op, het gaat ook jouw afdeling raken, ook jouw medewerkers. Dus dat gaat ook wel voor jullie wat betekenen. Het gaat wel meer leven en daardoor wordt het wel echt ook een gespreksonderwerp.

Desiree Groeneveld: Met name bewustwording. Wat waren de hobbels waar je tegen aanliep daarbij? Want ik had begrepen, ik bedoel je hebt het over bewustwording. Maar ik kan me voorstellen dat je ook wel wat reacties daarop kreeg. Dat vertelde jij net ook. Maar mag ik dit wel? Of kan ik dit wel? Of hoe reageert mijn leidinggevende daarop? Of onderhuidse angst misschien?

Olga de Groot: Ja, ik denk dat echt de grootste hobbel is de angst om iets openbaar te maken wat niet openbaar mag. Met alle gesprekken komt dat naar boven. Er wordt gezegd: oké maar dan moeten juristen wel meekijken, iemand moet meekijken, ik kan toch niet bepalen of iets openbaar mag. En dat kunnen medewerkers tot op zekere hoogte zelf doen, maar ik kan me voorstellen dat dat ook spannend is. Ik zou het ook wel denk ik een beetje spannend vinden om ineens al mijn projectdocumenten openbaar te moeten maken. Want je denkt ja staat er dan niet de naam van de collega in?

Desiree Groeneveld: Is dat dan met name de reden waarom ze bang zijn? Dat er misschien AVG-informatie ergens op straat komt te liggen? Is dat het?

Olga de Groot: Ja, ook. Want de afgelopen jaren hebben veel publieke organisaties ingezet op juist het afschermen van informatie. Veel bewustwording over, let op, dat je bepaalde gegevens niet openbaar mag maken. Zorgen voor dat je informatie achter slot en grendel is, zodat niemand erbij kan. Ook intern, hè. Zijn er specifieke rechten ingevoerd voor specifieke applicaties en zaaktypen. En nu kom ik eigenlijk en zeg ik we gaan informatie openbaar maken want iedereen wil informatie hebben. Dus dat kan moeilijk zijn. Want dan ga je van bewustwording, we moeten informatie beschermen, naar bewustwording, we moeten informatie delen.

Desiree Groeneveld: Is een grote stap natuurlijk.

Olga de Groot: Ja het voelt als een als een uiterste.

Brigit de Klerk: Wat ik bij ons daarvan bemerk is dat als je komt met actieve openbaarmaking of openbaar maken van informatie dat er ook altijd die angst is die een beetje wordt veroorzaakt door de onbekendheid. Wat we dan zien en horen van e-mail bewaren, e-mail openbaar maken, Whatsapp berichten openbaar maken, wat daarvan op tv verschijnt. Rutte met zijn traceerbare e-mailarchief of WhatsApp archief, dat speelt heel erg in de organisatie. Oh, is dan ook dat wat ik WhatsApp met mijn vriendin of met mijn vrouw komt, moet ik dat dan ook openbaar maken? Die onbekendheid daar hebben we ook wel erg last van.

Desiree Groeneveld: Die onbekendheid veranderen, of tenminste die angst daarvoor, verander je dat dan door processen duidelijk te maken of goede handleiding?

Brigit de Klerk: Nou ja, het beleid wat daar nog steeds over in ontwikkeling is, om dat te communiceren, dat het gaat over bepaalde sleutelfiguren, dat jouw persoonlijke informatie echt niet openbaar wordt gemaakt, maar ook van die sleutelfiguren, dat zijn dan directeuren en hoger, dat je daar echt niet bang voor hoeft te zijn. Dat niemand daarop zit te wachten, op die informatie. Maar doordat het zo zingt buiten ons, wordt dat altijd wel weer meegenomen. Het komt als eerste in de gesprekken van, ja, whatsappjes, e-mailberichten, wat moet ik daar nou mee? De soep wordt niet zo heet gegeten.

Desiree Groeneveld: Nee, maar het is wel fijn als je zeker weet van zo moet ik daarmee omgaan zo moet ik daarmee omgaan

Brigit de Klerk: Ja en dat zijn echte ook weer de bewustwordingcampagnes die daar op aansluiten

Desiree Groeneveld: Brigit , nu ik toch met jou praat zijn er al reacties vanuit de inwoners kant op waar jullie mee bezig zijn? Heb je al gegevens?

Brigit de Klerk: Dat is lastig te zeggen. Je hoopt natuurlijk dat actieve openbaarmaking ook zal leiden tot een verminderd aantal van Woo verzoeken.

Maar je weet nooit hoe dat precies gaat, zeker ook met grote aantallen. Ik ga ervan uit dat wat de wetgever heeft bedacht aan informatiecategorieën, dat dat de informatie is waar onze inwoners op zitten te wachten. Dan kijken we ook nog met een schuin oog waar de Woo-verzoeken over gaan en dan willen we die informatie ook nog als extra openbaar maken. Dat sluit ook wel weer aan bij wat de organisatie zelf wil.

Vanuit de Woo is natuurlijk de insteek dat je informatie openbaar wil maken om een soort gelijkwaardig informatiepositie aan onze inwoners te geven. Op het moment dat we ze vragen te participeren of om een mening over iets te geven, dat ze de informatie daarover snel kunnen vinden.

Desiree Groeneveld: Misschien een kritische vraag, maar denk je wel dat actief openbaar maken of waar jullie mee bezig zijn, dat doe je natuurlijk voor de burgers, voor de inwoners, ook om hen wat meer vertrouwen weer te geven in de democratie.

Brigit de Klerk: Precies.

Desiree Groeneveld: Ik hoor je zeggen ze vragen meer wanneer zijn jullie open, hoe moet ik dat dan rijmen want met het doel van de Woo en hoe moet ik dat dan zien?

Brigit de Klerk: Het vergroten van het vertrouwen in de democratie of in de overheid vergroten is dus meer dan alleen maar verstrekken van informatie. Dat is ook de manier waarop jij je telefoon aanneemt als je een inwoner belt. Dat je je afspraken nakomt. Dat je helder communiceert. Dus een project als Duidelijke Taal is dat je gewoon die aansluiting met je inwoners zoekt. Communicatie in hele brede zin. Dat je er bent en dat je geen heuvels opwerpt om toegankelijk te zijn

Desiree Groeneveld: Meer een partnerrol of gaat dat alweer veel te ver?

Brigit de Klerk: Dat gaat dan weer te ver want je hebt je hebt altijd verschillende rollen naar je inwoners en partner maar dat je betrouwbaar bent dat is dat is gewoon sleutel wordt en daar draagt actieve openbaarmaking, de Woo, aan bij.

Desiree Groeneveld: Hoe is dat bij de gemeente Zoetermeer is daar al iets bekend, Olga, van hoe inwoners kijken naar waar jullie mee bezig zijn?

Olga de Groot: Ja, ik hoor nu mijn gesprekspartner zeggen toegankelijkheid en ik denk dat dat het is, dat de burger en journalisten het gevoel willen hebben en ook dat het daadwerkelijk zo is, dat zo'n publieke organisatie toegankelijk is, dat je een vraag kan stellen, dat je informatie kan opvragen. En ik denk ook dat niet iedereen weet wat de wet open overheid inhoudt. Als ik er op feestjes met anderen over heb, dan kennen ze dat meestal niet. En voor de Woo zelf hebben we geen onderzoeken uitgevoerd. Weten we ook niet zo goed of het echt leeft. 

Wat we wel hebben gedaan, we hebben een tijd geleden een onderzoek uitgevoerd. Een vragenlijst verstuurd naar de Woo-verzoekers van het afgelopen jaar. Hebben we niet gedaan om te evalueren of we het wel of niet goed hebben gedaan, maar hebben we echt gedaan om te kijken wat we in het proces van het afhandelen van de verzoeken beter kunnen doen.

Desiree Groeneveld: Wat kwam eruit?

Olga de Groot: Bellen. Dat was echt, dat was een van de tips die steeds terugkwam. Daar hebben we ook naar gevraagd van, goh wat kunnen we anders doen, wat vinden jullie fijner?

Desiree Groeneveld: Dus dat de gemeente actief contact opneemt met degene die het Woo-verzoek heeft gediend.

Olga de Groot: Ja, precies. En ook tussentijds contact opnemen om te vertellen hoe het ermee staat. Dus niet dat er één keer gebeld wordt en dan niks. Maar het is niet altijd even erg dat het langer duurt. Maar laat het ons even weten. Dus dat we weten dat jullie ermee bezig zijn.

Desiree Groeneveld: Dat er niet echt een hele stilte valt. En dat iemand achter zijn oor zit te krabben van... Zijn jullie er wel mee bezig? En dan heb je natuurlijk de onzekerheid. Zo'n zwart gat gevoel.

Olga de Groot: Ja, dat denk ik wel. En we gaan ook de derde week van november gaan we live met het proces Woo-verzoeken, een geoptimaliseerd proces. En dan wordt ook onze eerste aandachtspunt en boodschap is bellen, altijd bellen. Dat wij als gemeente zelf bellen naar de verzoeker. Want soms willen mensen informatie, maar weten ze niet zo goed hoe ze dat moeten benoemen. En gaan we op zoek naar hele dossiers, terwijl iemand maar een klein beetje informatie nodig heeft. Specificeer dat. Soms willen burgers ook gewoon gehoord worden. Dan hebben ze het gevoel dat ze niet op een andere manier een ingang krijgen,

Desiree Groeneveld: Om vertrouwen te krijgen in de gemeente, de eigen gemeente.

Olga de Groot: Ja, en wat je ook met de Woo-verzoeken ziet, is dat er informatieverzoeken zijn die als Woo-verzoeken binnenkomen, maar natuurlijk op een hele andere wijze afgehandeld moeten worden. En wat we daarvoor hebben gedaan is op de WOO-pagina van onze gemeente een beslisboom gemaakt, zodat iemand door het beantwoorden van enkele vragen kan bepalen is het een Woo-verzoek of informatieverzoek. En hopelijk helpt dat zowel de verzoekers als ons om wat vlotter om te gaan met die Woo-verzoeken.

Brigit de Klerk: Dat is wel ook heel erg herkenbaar hoor. Want bij ons, bij de Woo-verzoeken, blijkt een kwart daarvan uiteindelijk niet een Woo-verzoek te zijn, maar een informatieverzoek. Dus daar is al in eerste instantie heel veel energie in gestoken om het als Woo-verzoek op te pakken. En dan vindt er een intake plaats en een gesprek met de verzoeker. En dan blijkt de informatie al openbaar te zijn of gewoon op een andere manier te kunnen worden opgelost. Het betekent dus ook dat het Woo-verzoek, zoals die nu worden gedaan, dat die dus heel makkelijk kunnen worden gedaan. Makkelijker dan een informatievraag stellen. Dus wij moeten daar in Rotterdam ook op onze webpagina nog wat aanpassingen doen en of het dan een beslisboom wordt of gewoon een paar vraagjes om zeg maar de inwoners gewoon een vraag te laten stellen in plaats van meteen een Woo-verzoek te doen

Desiree Groeneveld: En daar kan dat bellen natuurlijk ook altijd aan bijdragen. Dat het niet per se altijd een Woo-verzoek hoeft te zijn, maar dat ook een informatieverzoek kan zijn.

Olga de Groot: Wat je ook veel ziet bij organisaties, op het moment dat je googelt gemeente puntje puntje informatie opvragen of informatie zoeken, kom je vaak uit op de pagina van de Woo. Dus dan lijkt het ook alsof er geen andere manier is om informatie op te vragen. En dat is het natuurlijk wel.

Desiree Groeneveld: Ja, oké. Nou proberen jullie nu natuurlijk een beetje in te sturen door die beslisboom.

Olga de Groot: Jazeker.

Desiree Groeneveld: Brigit, om bekendheid te geven aan Rotterdam Transparant intern, organiseren jullie heel veel. Wat hebben jullie de afgelopen tijd allemaal georganiseerd?

Brigit de Klerk: Nou, afgelopen tijd, op dit moment kun je beter zeggen, want het is november en dat hebben wij omgedoopt tot WOOvember. En we hebben tal van activiteiten, waaronder deze podcast. We hebben een Woo-café georganiseerd. Mensen konden binnenlopen en hun vragen stellen. We hebben, om daar bekendheid aan te geven, hebben we geflyerd. Binnen een kwartier hebben we 300 flyers aan collega's op twee locaties uit weten te delen. Dus die 300 weten dus nu ook, mochten ze dat nog niet weten, van die Woo. Weten daarmee ook van het programma en hadden de mogelijkheid om hun vraag te stellen. Nou, dat ebt nog even na, die vragen die komen dan vanzelf. Afgelopen maandag hadden we Rotterdam Transparant Live, Vrienden van Rotterdam Transparant Live, dat is altijd een evenement wat we organiseren met onze collega's van Informatiehuishouding, omdat we daar zo nauw tegenaan schuren, maar ook om de clusters, dus die verbindingsteams met elkaar in contact te laten komen, en dat sluiten we dan weer af met een gezellig hapje en drankje. En we hebben op 25 november een leiderschapsbijeenkomst. Daar worden 1200 leidinggevenden binnen Rotterdam uitgenodigd en daar hebben we ook een leuke theatervoorstelling van Studio Spaak. Op maat gemaakt voor Rotterdam, hoe moet je het nou niet doen, die Woo en hoe kan je het wel doen. is heel hilarisch, ik heb er al wat stukjes van gezien. En we gaan daarna met elkaar spelen bij het Woo-spel. Dat is het spel wat door het Rijk is gemaakt, maar dat hebben we een beetje naar Rotterdam vertaald. En dat is vooral bedoeld om met elkaar het gesprek over die Woo te beginnen. Beren op de weg, weg te nemen. Van waar loop je nou tegenaan? Wat vind jij nou eng, maar hoe doen wij het? Hoe kunnen we elkaar helpen? En dat zijn allemaal teamleiders en afdelingshoofden die hun verantwoordelijkheid hebben met die invoering van de Woo. Dus dat is wat we met WOOvember in gang allemaal hebben gezet.

Desiree Groeneveld: Ik had ook ergens gehoord dat jullie een prijs hebben uitgereikt.

Brigit de Klerk: Ja, we hebben de Woo Transparantie Award dit jaar voor het eerst in het leven geroepen. Dat is ook weer om mensen aan te moedigen, na te denken van wat kun je zelf doen om aan transparantie bij te dragen. Je kon collega's er voor nomineren. En het was heel leuk om te zien dat iemand binnen het cluster Stadsontwikkeling, Kelly Peters, die is dagelijks bezig met informatiehuishouding, naar boven, naar de directie, maar ook naar haar collega's om die te enthousiasmeren van jongens, we moeten transparant zijn. Ze waren ontzettend blij dat zij genomineerd was en dat we haar ook die Transparantie Award konden overhandigen. En het is meteen ook weer de uitnodiging aan de collega's, jongens wie gaat hem volgend jaar winnen?

Desiree Groeneveld: Dus het is wel een prijs die jaarlijks uitgereikt gaat worden.

Brigit de Klerk: Ja, en het was ook wel leuk, ben ik ook wel een beetje trots op, dat een van de collega's binnen het programmateam genomineerd was. Dus we worden ook wel een beetje gezien.

Desiree Groeneveld: Ik kan me voorstellen dat je daar trots op bent. Je werkt er hard genoeg voor. 2026 staat voor de deur, tenminste het lijkt nog ver weg, maar eigenlijk, je knippert met je ogen en het is 2026. Dan moet eigenlijk alles qua Woo gereed zijn. Gaan jullie dat halen, Olga?

Olga de Groot: Ik denk het wel. Ja, ik ben voorzichtig optimistisch. We hebben ook al een begin gemaakt met de beschikkingen. Het is nu nog een beetje spannend, want het lijkt erop d at het veel is. Er zijn verschillende processen en documenten, maar we willen er nu een blauwe druk voor ontwikkelen. En ik denk dat als we dat hebben opgezet en we hebben ook wat continuïteit daarin, dat we in 2026 wel redelijk ver zijn als gemeente Zoetermeer. Jazeker.

Desiree Groeneveld: Dat klinkt hartstikke goed. Brigit?

Brigit de Klerk: Ja, het moet. De wet schrijft het voor, vooralsnog. Misschien dat er nog iets van uit zal komen, maar dat dat denk ik niet. Ook het programma houdt op eind 2026 dus dat is ook een mooie stok achter de deur nu kunnen we de organisatie onderdelen nog helpen maar ook als het eind 2026 is en nog niet iedereen is aangehaakt dan zorgen we ook dat er duidelijke handleidingen, richtlijnen, beleidskader is waar de organisatie mee verder kan. De eerste stappen moeten dan toch wel en de processen openbaar, dat moet dan toch wel gebeurd zijn. Ja, ik ben ook optimistisch.

Desiree Groeneveld: Goed om te horen. Jullie hebben heel veel werk al verricht. Jullie moeten nog een hoop doen. Mooi werk overigens. Ik wil jullie heel erg bedanken voor alle informatie die jullie hebben gegeven. Voor jullie transparantie en een inkijkje in waar jullie mee bezig zijn. 

Aan het eind van deze podcast nog een paar data voor in de agenda.

30 januari tot en met 6 februari 2025 dan wordt weer een week van GRIP XS georganiseerd.

In een week drie webinars verwachten we. En van 27 maart tot en met 3 april 2025 vindt voor de elfde keer de week van GRIP op informatie plaats. Zet de data in de agenda.

De voorbereidingen hiervoor zijn in volle gang. Hopelijk kan snel meer informatie gegeven worden over de onderwerpen die dan centraal staan. Nu zijn we echt aan het einde gekomen van deze podcast. Alle links en meer informatie worden opgenomen in het transcript. Mocht u een suggestie voor een onderwerp hebben voor de podcast, laat die dan weten door een mail te sturen naar gripopinformatie@vng.nl

Hartelijk dank voor het luisteren en tot de volgende GRIP podcast.