Hoe gaat evenementenjaar 2021 eruit zien? Dat weet nog niemand. Kunnen grote evenementen doorgaan komend jaar? Laten we hopen van wel, maar ook rekening houden met het scenario dat het niet kan. Ondanks alle onzekere factoren is een ding heel zeker: de wil is er. Organisatoren staan te popelen en het publiek kan niet wachten. Nu de weg nog. Laten we samen kijken hoe we van 2021 een mooi evenementenjaar kunnen maken. Van welk type evenementen is het reëel dat ze door kunnen gaan? En welke rol kunnen beleidsmakers en vergunningverleners daarin spelen? Is er door de gemeente al een tijdelijk evenementenbeleid geregeld om af te kunnen wijken van het ‘normale’ beleid?
CORONAPROOF EVENEMENTEN 2021
Deze evenementen kunnen in 2021 (waarschijnlijk) wél:
DOORSTROOMEVENEMENTEN
Op doorstroomevenementen verblijven de bezoekers niet op een vaste plek, maar zijn ze in beweging. In het geval van sportevenementen kun je denken aan wandel-, fiets- en hardloopevenementen of een obstacle run. Deze evenementen zijn routegebonden. Dat maakt de bezoekersstromen goed te controleren.
13.000 deelnemers en toch een coronaproof evenement
Een geslaagd voorbeeld hiervan is Mud Masters in Biddinghuizen. Deze grootschalige obstacle run is er dit najaar in geslaagd om 13.000 deelnemers veilig te laten racen. Onder andere dankzij gefaseerd starten in kleine groepjes en aangepaste obstakels. Maar ook eenrichtingsverkeer, een gezondheidscheck en duidelijke looproutes speelden een belangrijke rol bij het verwezelijken van een coronaproof evenement.
Faciliterende gemeente en betrokken GGD
Een goede afstemming en nauwe samenwerking met de gemeente Dronten en experts van de hulp- en gezondheidsdiensten waren hierbij cruciaal. Zo heeft een infectiearts van de GGD actief meegedacht over aanpassingen van obstakels om ze coronaproof te maken. Een faciliterende gemeente en een betrokken GGD hebben er zo aan bijgedragen dat het evenement succesvol door heeft kunnen gaan.
TIJDELIJKE EVENEMENTENLOCATIES
Ook tijdelijke evenementenlocaties kunnen een belangrijke rol spelen in het mogelijk maken van coronaproof evenementen. In zo’n geval wijst de gemeente een buitenlocatie aan die voor een langere periode als evenementenlocatie wordt ingericht. Op deze locatie kunnen verschillende activiteiten plaatsvinden, zoals een sport- of theaterevenement. Kies hierbij voor één protocol voor alles op deze locatie. Alle activiteiten en evenementen die er worden georganiseerd, moeten via deze procedure verlopen. De gemeente kan zo een actieve rol spelen in het ontwikkelen van dat protocol, maar hoeft vervolgens niet bij iedere activiteit mee te kijken.
60 skyboxen rondom een beachvolleybalveld
Een prachtig voorbeeld van een tijdelijke buitenlocatie is King of the Court. Dit internationale beachvolleybaltoernooi kon afgelopen september doorgaan op het Jaarbeursplein in Utrecht. Er werd een tijdelijk stadion neergezet met 60 skyboxen rondom het beachvolleybalveld. Hierin kon het publiek met vier, zes of tien personen per skybox van het toernooi genieten. Eten en drinken bestelden bezoekers per telefoon, waarna het naar de skybox werd gebracht. Zo bleef het aantal contactmomenten minimaal.
Nauw contact met gemeente en ministerie
Ook hier was de faciliterende houding van de overheid erg belangrijk. Er was doorlopend nauw contact met de gemeente Utrecht en het ministerie van VWS. Zo zijn ze overeengekomen dat de sporters en begeleiders uit landen met ‘code oranje’ niet verplicht veertien dagen in quarantaine hoefden. Een negatieve test voor vertrek en direct bij aankomst was voldoende.
ZOMERSEIZOENSEVENEMENTEN
Een laatste type evenement is het zomerseizoensevenement. Dit zijn evenementen waarbij er langere tijd – bijvoorbeeld zes of acht weken – steeds iets wordt georganiseerd. Bezoekersaantallen worden zo verspreid over de hele periode.
Pop-up festivalcamping
Denk bijvoorbeeld aan het Zomertheater in Den Bosch, waar de hele zomer iedere donderdag, vrijdag en zaterdag optredens van Nederlandse artiesten waren voor maximaal 750 bezoekers per keer. Of de pop-up festivalcamping De Wereld, waar bezoekers een tipi of yurt huurden met eigen sanitair. Er waren optredens van singer-songwriters, theatervoorstellingen, yogales en andere activiteiten. En dat alles in festivalsfeer.
Net als bij een tijdelijke buitenlocatie hoeft de gemeente hier maar één keer mee te kijken met het protocol. Maar gezien de lange duur en dus afwijkende aard van het evenement is een coöperatieve en faciliterende houding van de gemeente ook hier ontzettend belangrijk.
EVENEMENTENBELEID BINNEN DE GEMEENTE
Drie adviezen om een coöperatieve en faciliterende gemeente te zijn:
Stel budget beschikbaar voor corona-maatregelen
Gemeenten zouden budget beschikbaar moeten maken om mee te investeren in corona-maatregelen. Aanvullende veiligheidsmaatregelen vragen een extra investering voor een organisator. Tel daar de vaak beperkte capaciteit plus het onvoorspelbare karakter van het komende festivalseizoen bij op, en het is niet verwonderlijk dat veel organisatoren het risico te groot vinden. Door een deel van de extra kosten op zich te nemen, maakt de gemeente het aantrekkelijker voor een organisator.
Ga actief naar de markt toe
Ga als gemeente proactief in gesprek met een organisator. Stap uit de controlerende rol en neem een faciliterende rol aan. Bespreek met de organisator wat de mogelijkheden en grenzen van de omgeving zijn. Geef daarbij duidelijke kaders mee over wat je acceptabel vindt bij een aanvraag. Voorkom daarmee dat er een lawine aan aanvragen ontstaat als evenementen weer mogen.
Gemeente, wees voorspelbaar
Een goede aanvraag schrijven voor een omgevingsvergunning is veel werk. Het vraagt dan ook een flinke investering van de organisator. Die verlangt daarom enige voorspelbaarheid vanuit de gemeente. Een helder kader waarin de belangrijkste voorwaarden voor goedkeuring van de aanvraag staan helpt daarbij.
Aangezien de (grote) reguliere evenementen nog enige tijd niet zullen doorgaan, raden wij gemeenten aan om tijdelijk evenementenbeleid op te stellen. Juist om het innovatieve type evenementen, waarvan het reëel is dat deze kunnen doorgaan, te faciliteren. In onze ogen kunnen de volgende drie situaties zich de komende periode voordoen:
Een evenement wordt in aangepaste vorm georganiseerd op een bestaande evenementenlocatie. Hiervoor moet een evenementenvergunning en een ontheffing op grond van de recent vastgestelde Coronawet worden verleend.
Een evenement gaat niet door op een bestaande evenementenlocatie, waardoor een alternatief evenement op deze locatie georganiseerd kan worden. Ook in deze situatie is het verlenen van een evenementenvergunning en een ontheffing op grond van de Coronawet vereist. Bijkomend aandachtspunt is de evenementenkalender die wellicht is vastgesteld voor komend jaar. Let daarbij wel op de juridische positie van organisatoren die evenementen hebben aangemeld.
Het is niet mogelijk om coronaproof een evenement te organiseren op een bestaande evenementenlocatie. Daarom wordt een tijdelijke evenementenlocatie aangewezen. Om op deze tijdelijke evenementenlocatie een evenement te organiseren, moet wederom een evenementenvergunning en een ontheffing op grond van de Coronawet worden verleend. De kans is echter groot dat ook een omgevingsvergunning om af te wijken van het bestemmingsplan moet worden verleend. De gemeente kan hierbij het voortouw nemen door alvast te kijken naar geschikte locaties en zo mogelijk de ruimtelijke procedure al te starten.
Door tijdelijk evenementenbeleid op te stellen, kan de gemeente zich alvast voorbereiden op de manier waarop zij aanvragen gaat beoordelen of behandelen. Zo kunnen de organisatoren en het publiek rekenen op een snelle – maar vooral ook goed doordachte – overheidsinzet.
EVENEMENTEN 2021
Ondanks alle onzekere factoren staat een ding vast: de wil is er zeer zeker. Organisatoren staan te popelen en het publiek kan niet wachten. Laten we samen van 2021 een mooi evenementenjaar maken.
