Van buitenaf lijkt het Omgevingsloket een logisch eindpunt: één digitale plek waar vergunningen, regels en procedures samenkomen. In de dagelijkse praktijk blijkt het in de praktijk vooral een onderdeel van een breder proces, waarin intensief overleg met gemeenten, waterschappen en andere bevoegde gezagen centraal staat. Dat geldt in het bijzonder voor organisaties die werken aan complexe infrastructuur. Denk aan landelijke wegennetwerken of leidingtracés. Vergunningaanvragen zijn daar vrijwel altijd onderdeel van intensief contact met meerdere overheidslagen, zoals provincies, waterschappen en gemeenten. En dat vraagt om enige flexibiliteit.
Bij Gasunie is dat intensieve contact met overheden de dagelijkse realiteit. Het netwerkbedrijf werkt aan grootschalige leidingtracés en aanpassingen aan bestaande infrastructuur, waarbij er bij vrijwel elk project contact is met meerdere bestuurslagen. Juist in die context wordt zichtbaar waar het Omgevingsloket waarde toevoegt, maar ook waar het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) in de praktijk nog beter kan.
Twee medewerkers bij Gasunie, Eric Fredriks, senior-adviseur omgevingsmanagement, en Riley Kapelle, omgevingsmanager en vergunningencoördinator, vertellen er meer over.
“Wij beginnen eigenlijk altijd met het gesprek”, zegt Eric. “Met de verschillende bestuurslagen bespreken we eerst wát er gaat gebeuren en welke procedures daarbij aan de orde zijn. Pas daarna volgt het formele traject via het Omgevingsloket.”
Volgens Eric is dat vooroverleg cruciaal. “Als je dat gesprek niet aan de voorkant voert, loop je daar later in het proces onvermijdelijk op vast. Dan krijg je later discussies of aanvullende eisen, waardoor vertraging ontstaat. Terwijl je eigenlijk al verder had willen zijn.”
Riley herkent dat beeld. “Dat overleg is vaak al geweest voordat ik iets in het Omgevingsloket ga doen.” Soms wordt in die fase bewust een conceptaanvraag ingezet, om bijvoorbeeld te checken of de juiste informatie is ingevuld. Niet als formele stap, maar als hulpmiddel in het gesprek omdat je zo eerder ziet of informatie ontbreekt en gerichter kunt afstemmen met de gemeente.
In de dagelijkse praktijk gebruikt Riley het Omgevingsloket voor vergunningaanvragen, meldingen en informatieplichten. Dat vraagt om ervaring en nauwkeurigheid. “Je moet goed weten welke activiteiten je selecteert en welke vragen het systeem vervolgens stelt.” Maar daar schuilt volgens hem ook een risico. “De hoeveelheid activiteiten is bijna onuitputtelijk. Zeker als je er minder ervaring mee hebt, is de kans groot dat je iets over het hoofd ziet. Dat leidt in de praktijk tot aanvullende aanvragen, herhaalwerk en een langer traject, wat extra tijd, moeite en geld kost.”
Bij grootschalige projecten loopt die complexiteit snel op. “Bij een tracé van twintig of dertig kilometer heb je het al snel over honderden vergunningen en meldingen”, zegt Eric. “Die lopen allemaal bij verschillende overheden, met verschillende procedures en verwachtingen. Dat maakt het werk niet alleen complex, maar ook minder voorspelbaar.” Voor Eric en Riley vertaalt deze weerbarstige praktijk zich in extra afstemming, langere doorlooptijden en planningsonzekerheid.
Een terugkerend aandachtspunt is de vergunningscheck, waarbij je controleert of je een vergunning nodig hebt of dat een melding genoeg is. Eric noemt die ‘richtinggevend, maar niet doorslaggevend’: “In de praktijk kunnen uitkomsten afwijken van juridisch geldende regels.”
Riley schetst een voorbeeld waarin de vergunningscheck niet overeenkwam met een waterschapsverordening: “Volgens de check was een melding voldoende, maar juridisch bleek een vergunning nodig. Dan zit je ineens verkeerd, terwijl je het systeem correct hebt gevolgd.” De oplossing ligt dan in overleg met het waterschap, maar het effect blijft voelbaar, zegt Riley. “Zo’n mismatch ondermijnt het vertrouwen in het instrument.
Voor Gasunie is het essentieel dat leidingen juridisch én digitaal goed zijn vastgelegd in omgevingsplannen, onder meer vanuit veiligheidsoverwegingen. ‘Regels op de kaart’ helpt daarbij, maar laat ook grote verschillen zien tussen gemeenten.
“Niet elke gemeente is daarin even ver”, constateert Eric. “Soms is iets juridisch wel geregeld, maar digitaal nauwelijks vindbaar.” In de praktijk betekent dit dat informatie uit het Omgevingsloket moet worden aangevuld met andere bronnen en handmatige controles. “Dan zitten we weer met twee schermen naast elkaar te kijken of een leiding er wel goed in staat. Dat is foutgevoelig en eigenlijk niet meer van deze tijd.”
Hoewel het Omgevingsloket landelijk uniform is ingericht, verschilt de uitvoeringspraktijk sterk per gebied. “Werk je lang in één regio, dan weet je hoe het daar werkt,” zegt Riley. “Maar ergens anders gelden weer andere gebruiken.” Dat gebrek aan uniformiteit heeft concrete gevolgen. “Het is niet alleen lastig” zegt Eric, “het zorgt voor extra afstemming, extra werk en daarmee ook voor extra kosten.” Riley vult aan: “Voor landelijke projecten betekent het dat je nooit helemaal zeker weet waar je aan toe bent, totdat je met iedere betrokken overheid afzonderlijk aan tafel hebt gezeten.”
Tegelijkertijd biedt het Omgevingsloket houvast in die complexiteit. “Het helpt om overzicht te houden,” zegt Riley, “je ziet waar aanvragen hangen en wat er nog loopt, ook als er meerdere procedures tegelijk spelen.” Voor Eric en Riley is het duidelijk: het Omgevingsloket is een werkbaar fundament, dat zich in de praktijk continu doorontwikkelt.
