Heb je je ooit afgevraagd waarom sommige bouwprojecten vlekkeloos verlopen terwijl andere met uitdagingen te maken krijgen? Het antwoord ligt vaak in de dynamische interactie tussen samenwerking en aanbesteding. Deze twee concepten mogen dan verschillend lijken, maar ze zijn onlosmakelijk verbonden en vormen de kern van elk succesvol project. Ik ga dieper in op het belang van samenwerking en aanbesteding en hoe ze hand in hand gaan om projecten tot een succes te maken.
Stel je voor: een opdrachtgever heeft een ambitieus bouwproject, maar heeft niet de middelen of expertise om het zelf uit te voeren. Na een zorgvuldige aanbestedingsprocedure en het sluiten van contracten geven de opdrachtgever en de verschillende ontwerpende en/of uitvoerende partijen samen invulling aan het project.
Samenwerking is niet alleen essentieel voor projectuitvoering, maar vaak ook een vereiste om een aanbesteding te winnen. Bedrijven combineren hun unieke expertise om een gezamenlijke inzending te doen. Of het nu gaat om het vormen van een integraal ontwerpteam of het uitvoeren van een bouwproject, samenwerking bepaalt vaak het uiteindelijke succes.
Individuele inlichtingenronde: het succes van samenwerken en aanbesteden valt of staat met de initiërende rol van de aanbestedende dienst. Het is van cruciaal belang dat duidelijke communicatielijnen worden vastgesteld en dat alle betrokken partijen op dezelfde lijn zitten. Regelmatig contact tussen de aanbestedende dienst en de opdrachtnemer(s) is een krachtig instrument om eventuele problemen of veranderingen in het project vroegtijdig te bespreken en op te lossen voordat het tot conflicten leidt.
Ook in een aanbesteding kan dit door middel van individuele inlichtingenrondes ingezet worden. Dat gebeurt echter te weinig. Vaak omdat opdrachtgevers dit meer als risico zien dan als kans. Ervaringen met de aanbesteding van de revitalisatie van het stadhuis Groningen en een integraal ontwerpteam voor een omvangrijk labgebouw van een universiteit laten zien dat alle stakeholders hier positief op terugkijken. Het zorgt ervoor dat partijen een onderscheidende aanpak kunnen toetsen, en dat er kwalitatief betere inschrijvingen worden gedaan.
Kwaliteit boven kwantiteit: ook is het beter om in plaats van een overvloed aan informatie, vooral te concentreren op de kwaliteit en relevantie van de geleverde informatie. Vaak wordt gedacht dat de aanbieder zelf maar moet bepalen wat relevant is want: ’Hij heeft immers alles’. Inschrijvers hebben echter slechts beperkt tijd voor het opstellen van hun aanbieding. Met alleen relevante informatie en een duidelijk doel kunnen in de beschikbare tijd beter passende aanbiedingen worden opgesteld.
Belangen behartigen: alle partijen moeten zich voor een optimaal resultaat wel committeren aan het projectdoel. Dat resulteert in een gedeelde inzet voor hetzelfde eindresultaat en voorkomt onnodige spanningen. Maak onderscheid tussen belangen (bijvoorbeeld een financieel gezond projectresultaat) en doelen (bijvoorbeeld tijdige oplevering), aangezien niet alle partijen dezelfde belangen hebben in de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
Iedere partij moet in de gelegenheid worden gesteld zijn belangen adequaat te behartigen. Het is essentieel om duidelijk te maken welke van de aspecten (tijd, geld, kwaliteit) voor het project het belangrijkst zijn en waar ruimte is, anders zit alles op slot en is een gezamenlijk doel een lege huls. Het definiëren van duidelijke rollen en verantwoordelijkheden helpt daarbij om overlapping of onduidelijkheid te voorkomen en de samenwerking soepeler te laten verlopen.
Het voorkomt dat belangrijke taken niet worden uitgevoerd of dat er overlapping optreedt. Dat zou in een aanbesteding kunnen leiden tot onvergelijkbare aanbiedingen en daarmee een mislukte aanbesteding. Het doel moet in de aanbesteding duidelijk herkenbaar zijn en de selectie- en gunningscriteria moeten daarop aansluiten.
In de huidige marktsituatie is adaptiviteit cruciaal om een succesvolle samenwerking te realiseren en te borgen. Rollen kunnen veranderen door externe factoren, zoals het tekort aan bepaalde grondstoffen, wat de onderhandelingspositie van opdrachtnemers en leveranciers versterkt. Flexibiliteit is nodig om in te spelen op economische onzekerheden en veranderende wet- en regelgeving, die vertragingen of wijzigingen in projecten kunnen veroorzaken.
Helaas brengt de huidige marktsituatie meer risico's met zich mee voor alle betrokken partijen. Fluctuerende marktprijzen van grondstoffen - zowel voor als na aanbesteding - kunnen onverwachte kosten met zich meebrengen. Een goed doordachte risicoregeling is dan ook noodzakelijk, waarbij redelijkheid vanuit beide partijen moet worden bekeken. Daarbij mag niet van de opdrachtgever worden verwacht dat zij alle tegenvallers voor haar rekening neemt. De redelijkheid moet dan ook van twee kanten worden bekeken. Een mogelijkheid om hier invulling aan te geven is de toepassing van een risicoregeling zoals de Risicoregeling Woning- en Utiliteitsbouw 1991 of Risicoregeling Grond-, weg- en waterbouw 1995.
Bovendien kunnen veranderende prioriteiten in sommige sectoren leiden tot nieuwe eisen en criteria bij aanbestedingen, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid. Hier moeten alle betrokkenen zich op aanpassen om succes te waarborgen. Bij projecten die zich richten op circulariteit moeten opdrachtgevers hun projecten op een andere manier sturen. Daar noemen we accepteren wel het nieuwe beslissen.
De marktsituatie zal in de toekomst veranderen, en het is belangrijk om hierop voorbereid te zijn. Een verschuiving van een aanbiedersmarkt naar een kopersmarkt kan leiden tot meer concurrentie en agressievere biedingen. Het wordt dan des te belangrijker om goed in te spelen op veranderende omstandigheden om projecten tot een succesvol einde te brengen.
Samenwerken en aanbesteden zijn onmisbare partners in de wereld van projecten. Ze vormen de fundamenten voor succesvolle bouwprojecten en diensten. De aanbestedende dienst speelt een sleutelrol in het faciliteren van een effectieve samenwerking, met duidelijke communicatie, gezamenlijke doelen en heldere rollen en verantwoordelijkheden. Met adaptiviteit als leidraad kunnen we de uitdagingen van de markt aangaan en de kansen benutten die de toekomst ons biedt.
