Op 1 mei 2022 treedt de Wet open overheid (Woo) in werking en vervalt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). In artikel 2.4 Woo zijn twee zorgplichten opgenomen: een voor de documenten die het bestuursorgaan onder zich heeft (lid 1) en een voor de informatie die het bestuursorgaan verstrekt (lid 2, 4 en 5). Wat betekenen deze bepalingen voor organisaties waarop de Woo van toepassing is? In dit vijfde deel van onze blogreeks wordt op die vraag ingegaan.
Bij de totstandkoming van de Woo heeft de wetgever onderkend dat een van de problemen is dat bestuursorganen niet altijd weten welke informatie er is en deze niet snel tot hun beschikking hebben. Ambtenaren die verzoeken om informatie in behandeling hebben, moeten daardoor soms de hele organisatie door om de onder het verzoek vallende informatie te verzamelen, dubbele stukken eruit te halen, enzovoort. Dat kan tot gevolg hebben dat de beslissing op openbaarmakingsverzoeken veel tijd en inspanning in beslag neemt en dat overheden in de knel komen met de beslistermijnen (zie daarover eerder onze blog over sms- en WhatsApp-berichten en de Wob). Ook om te kunnen voldoen aan de verplichting informatie actief openbaar te maken (artikel 3.3 Woo; zie daarover Woo update #4) is het van belang dat werkprocessen en informatiesystemen daarop zijn ingericht (Kamerstukken II 2019/20, 35 112, nr. 9, p. 6).
Kortom, een goede informatiehuishouding is van cruciaal belang voor een transparante overheid. De wetgever heeft daarom een zorgplicht opgenomen voor de staat van onder bestuursorganen berustende documenten. Bestuursorganen moeten ervoor zorgen dat documenten zich in goede, geordende en toegankelijke staat bevinden (artikel 2.4, eerste lid, Woo). In artikel 6.1 Woo is daar voor digitale documenten aan toegevoegd dat bestuursorganen maatregelen moeten treffen ten behoeve van de ‘duurzame toegankelijkheid’.
Hoewel deze zorgplicht nieuw is ten opzichte van de Wob, is deze zorgplicht als zodanig niet nieuw. Een vrijwel gelijkluidende zorgplicht is opgenomen in artikel 3 Archiefwet 1995 (en, als het voorstel voor de Archiefwet 2021 wordt aangenomen, in artikel 4.1 van die wet). De zorgplicht in de Woo brengt ook geen extra verplichtingen mee ten opzichte van artikel 3 Archiefwet 1995. Wel benadrukt de wetgever dat deze zorgplicht betekent dat bestuursorganen verplicht zijn om de nodige maatregelen te nemen. In hoofdstuk 6 van de Woo is dat geëxpliciteerd voor digitale documenten. De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties moet een meerjarenplan naar de Staten-Generaal zenden over de wijze waarop bestuursorganen hun digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk maken (artikel 6.2 Woo).
Het op 6 april 2021 aan de Tweede Kamer aangeboden generieke actieplan ‘Open op orde’ gaat over de verbetering van de informatiehuishouding van de Rijksoverheid (Bijlage bij Kamerstukken II 2020/21, 29 362, nr. 291). Onderdeel daarvan is het ‘Meerjarenplan Verbetering Informatiehuishouding Rijksoverheid 2019-2025’. Eerder heeft de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties al een eerste meerjarenplan aan de beide Kamers toegezonden (Bijlage bij Kamerstukken II 2018/19, 35 112, nr. 4 en Kamerstukken I 2018/19, 33 328, L), en dit is geactualiseerd in 2020. De VNG heeft een deelplan opgesteld voor gemeenten.
De Woo bevat ook een zorgplicht voor de kwaliteit van de informatie die bestuursorganen verstrekken. Bestuursorganen moeten er zoveel mogelijk voor zorgdragen dat die informatie actueel, nauwkeurig en vergelijkbaar is (artikel 2.4, tweede lid, Woo). Deze bepaling kwam ook al voor in de Wob (artikel 2, tweede lid, Wob). Achtergrond van deze bepaling is dat de betrouwbaarheid van de informatie die de overheid verstrekt, raakt aan de betrouwbaarheid van de overheid als zodanig.
Wat houdt deze zorgplicht in?
De zorgplicht impliceert geen bewerkingsplicht voor bestuursorganen. Het is niet zo dat het bestuursorgaan moet instaan voor de juistheid en volledigheid van de verstrekte informatie, maar wel dat het naar beste weten handelt (Kamerstukken II 2013/14, 33 328, nr. 9, p. 69-70).
Het begrip “zoveel mogelijk” is hierbij leidend. Van bestuursorganen kan slechts een invulling van de zorgplicht worden verwacht die redelijkerwijs van hen kan worden gevergd (Handelingen II 2015/16, nr. 72, item 15, p. 12).
Onder “actueel, nauwkeurig en vergelijkbaar” valt ook de volledigheid van de verstrekte informatie. Informatie moet, met andere woorden, zo volledig mogelijk worden aangeleverd. Dat betekent niet dat bestuursorganen naar aanleiding van een verzoek om informatie ontbrekende informatie moeten verzamelen, maar bijvoorbeeld wel dat zij aangeven dat bepaalde informatie niet beschikbaar is, zodat uit de wel beschikbare informatie geen verkeerde conclusies worden getrokken (Handelingen II 2015/16, nr. 72, item 15, p. 12).
Daarbij is in de Woo geëxpliciteerd dat bestuursorganen mee moeten delen dat de verstrekte informatie onjuist of onvolledig is, indien zij daar weet van hebben (artikel 2.4, vijfde lid, Woo). Aan deze bepaling kan bijvoorbeeld uitvoering worden gegeven door de onvolledigheid of onjuistheid in het besluit op het verzoek of een begeleidend schrijven te vermelden en toe te lichten.
Voorts wordt in de Woo bepaald dat het bestuursorgaan niet verantwoordelijk is voor de juistheid van door derden opgestelde informatie (artikel 2.4, vierde lid, Woo). Daaruit volgt dat een onjuistheid in een bij een bestuursorgaan berustend document geen grond is voor het niet openbaar maken van dat document (Kamerstukken II 2020/21, 35 112, nr. 12, p. 12).
Met de Woo heeft de wetgever onderkend en onderstreept dat een goede informatiehuishouding cruciaal is voor een transparante overheid. Er is daarom een met de Archiefwet vergelijkbare zorgplicht opgenomen in artikel 2.4, eerste lid, Woo voor de staat van documenten. Bestuursorganen zullen in dat verband maatregelen moeten treffen. De meerjarenplannen zullen daarvoor de nodige guidance bieden.
Daarnaast zullen bestuursorganen bij het verstrekken van informatie op grond van de Woo er zoveel mogelijk voor moeten zorgen dat de informatie actueel, nauwkeurig en vergelijkbaar is. Indien een bestuursorgaan weet dat de verstrekte informatie onjuist of onvolledig is, zal het daarvan mededeling moeten doen.
Lees hier de andere delen uit deze blogreeks:
Woo update #1: overgangsrecht & de Woo
Woo update #2: persoonlijke beleidsopvattingen en de Woo
